Foto: orgavision

Ablage 2.0: Wie wir wirklich Ordnung schaffen

Software in der Cloud, Co-Working-Spaces und virtuelle
Zusammenschlüsse. Je mehr wir digitalisieren, desto größer wird das Chaos auf dem Server. Dokumentenmanagement hilft, den Überblick zu behalten.

 

„In vielen Unternehmen gibt noch der Explorer die Struktur vor, wie Kalkulationen, Rechnungen oder Preislisten abgelegt werden“, sagt Johannes Woithon, der seit mehr als 25 Jahren Unternehmen berät und Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater ist. Die Gefahr dabei: Liegen verschiedene Angebote (final1.dov, final2.doc, final3.doc) auf dem Rechner, gehen womöglich alte und falsche Versionen an den Kunden.

Software verhindert Beta-Versionen

„Moderne Software stellt sicher, dass immer nur eine Version eines Dokuments vorliegt“, sagt Woithon, der in Berlin die Softwarefirma orgavision gegründet hat. Statt -zig gespeicherter Versionen gibt es lediglich eine Datei. An dieser hängt eine Historie, die zeigt, wer was wann geändert hat und welche Vorgänger es gibt. So sehen Nutzer auf einen Blick, wie sich etwa die Posten bei einer Abrechnung im Laufe der Zeit geändert haben. „Spannend ist Software, die Funktionalitäten aus sozialen Medien aufgreift. Mit eingebautem Messenger und Kommentarfunktionen, wie bei WhatsApp und Facebook üblich, oder nachlesbaren Historien, wie bei Wikipedia“, so der Experte.

Woithons Checkliste – Was sollte ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS) können:

In ein modernes DMS lässt es sich schnell einarbeiten. Es sollte über folgende Basis-Ausstattung verfügen:

  • Einfaches Einbinden von Dokumenten jeglicher Art
  • Frei gestaltbare Gliederung
  • Flexible Rollen- und Rechtevergabe
  • Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse
  • Normgerechte Dokumentenlenkung (nach ISO 9001:2015)

Professionelle DMS enthalten zusätzlich folgende Funktionen:

  • Integrierter Editor um Ablaufdiagramme zu erstellen und
    Arbeitsanweisungen zu hinterlegen
  • Intelligente Suche: Passende Suchvorschläge durch Verschlagwortung des
    Inhalts
  • Versionsvergleich von Dokumenten mit Hervorhebung von Änderungen
  • Revisionssichere Archivierung, das hießt, eine chronologisch aufsteigende
    Versionsnummernvergabe und lückenlose Archivierung von Vorgänger-Versionen
  • Sich selbst aktualisierende Verweise auf mitgeltende Dokumente
  • Aufgabenlisten mit Erinnerungsfunktion
  • Lesebestätigung mit Nachverfolgung
  • Module zum Durchführen interner und externer Audits sowie zum Erfassen
    von Maßnahmen, Ideen, Risiken und Unregelmäßigkeiten

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