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Helfen, ohne durchzudrehen – 6 Tipps, wie eine Urlaubsvertretung im Büro zu schaffen ist

Gerade in der Urlaubs- und Erkältungszeit wird man von Kolleg*innen darum gebeten, sie zu vertreten. Wie aber geht man mit der Doppelbelastung gut um? Sechs Tipps.

„Kannst du das Projekt für mich übernehmen?”

Das letzte Quartal ist gerade angebrochen und damit auch die Erkältungszeit. Dazu kommen noch all die Urlaubstage, die auf keinen Fall mit ins neue Jahr genommen werden sollen. Immer wieder fehlen deshalb eine oder mehrere Personen aus dem eigenen Team auf der Arbeit. Und dann kommt zwangsläufig die altbekannten Fragen auf: „Kann ich dich in meiner Abwesenheitsnotiz als Ansprechpartner*in angeben?”, „Hättest du Zeit, das Projekt zu übernehmen, solange ich weg bin?”, „Wäre es möglich, dass du die Aufgabe weiterführst?”

Und als gute*r Kolleg*in – gerade wenn man sich gut versteht – sagt man natürlich „ja”. Anders funktioniert es ja auch gar nicht. Wir sind ja auch selbst immer wieder in der Situation, krank zu sein oder in den Urlaub zu fahren und eine Vertretung zu brauchen.

Oft schleicht sich trotzdem ein ungutes Gefühl ein. Wie soll man den zusätzlichen Workload schaffen, wenn auf der eigenen To-do-Liste auch ganz ohne fremde Aufgaben immer mehr Aufgaben mit einem „Unerledigt“ als mit einem „Erledigt“ markiert ist?

Dieses ungute Gefühl sollte man ernst nehmen, denn am Ende ist niemandem geholfen, wenn die eigenen Aufgaben nicht mehr schaffbar sind. Aber wie findet man einen gesunden Kompromiss, wenn man eben nicht generell solche Zusatzaufgaben ablehnen kann. Die Zeitmanagement-Trainerin Elizabeth Grace Saunders hat genau diese Frage für Harvard Business Review beantwortet und sechs hilfreiche Tipps zusammengestellt. Wir haben uns diese genauer angeschaut und mit unseren eigenen Erfahrungen abgeglichen.

1. Sei realistisch

Eins steht fest: Du kannst nicht alles übernehmen. Umso wichtiger ist es, realistisch einzuschätzen, wie viel Extra-Arbeit du tatsächlich übernehmen kannst. Hast du in den Wochen der Abwesenheit der Kolleg*in selbst viele Termine, Meetings und andere Veranstaltungen, dann bleibt sowieso schon ein Teil deiner Arbeit liegen. In diesem Fall musst du deine Kolleg*in vielleicht sogar bitten, jemanden anderen anzusprechen. Wenn du aber zusagst ist es wichtig, da ist sich Saunders sicher, dass du dich nicht stressen lässt, wenn etwas anders läuft als geplant. Du kannst nicht alle Aufgaben deines*deiner Kolleg*in schaffen, und du kannst in der Zeit, auch nicht all deine Aufgaben erledigen – und das ist okay. Schließlich gibt es nicht umsonst zwei Angestellte für all die Aufgaben.

2. Lass dir einen Fahrplan geben

Bevor dein*e Kolleg*in in den Urlaub fährt – oder wenn es vor oder am Anfang einer Krankheitsphase möglich ist, sollte eine klare und strukturierte Übergabe geschrieben werden, an der du dich orientieren kannst. Das kann in Form einer E-Mail oder eines Dokuments sein. Wichtig ist, dass du alle wichtigen Kontakte zur Hand hast und nicht noch Extrazeit in die Recherche stecken musst, während du sowieso schon mehr Arbeit als sonst erledigen musst. So eine Übergabe sollte Bedingung für deine Hilfe sein. Gerade in der stressigen Zeit vor einer Abwesenheit fällt so etwas gerne hintenüber, am Ende ist sie aber ein Gewinn für beide Seiten.

3. Priorisiere die Aufgaben sinnvoll durch

Plötzlich hast du also nicht nur deine eigenen Projekte auf dem Tisch. Sobald klar ist, welche zusätzlichen Aufgaben und Deadlines anstehen, solltest du die Deadlines in Reihenfolge bringen und deine Arbeit danach ausrichten. Und auch hier gilt: Nur so viel wie schaffbar ist. Nimm dir Zeit für die Planung, auch das macht es später einfacher, zwei To-Do-Listen zu händeln, ohne durchzudrehen.

4. Trau dich, weniger wichtige Aufgaben aufzuschieben

Wenn du zusätzliche Aufgaben von deinem*deiner Kolleg*in übernimmst, ist es wichtig, zeitlose Aufgaben in dieser Phase an jemanden anderen abzugeben oder sogar komplett zu pausieren, damit du den Kopf frei hast für die Dinge, die nicht aufgeschoben werden können.

5. Versuche die Überstunden minimal zu halten

Die Rechnung ist eigentlich ziemlich simpel: Wenn man mehr Arbeit zu erledigen hat, muss man mehr Stunden arbeiten. Diese Mehrarbeit sollte sich allerdings in einem überschaubaren Rahmen halten. Denn wenn du dich selbst völlig überarbeitest, ist auch niemandem geholfen, denn das mindert deine eigene Kreativität und Produktivität. Und vor allem ist es ungesund. Die Zeitmanagement-Trainerin empfiehlt deshalb, dass du dir einzelne Tage aussuchst, an denen du früher kommst oder länger im Büro bleibst, dir aber auch Pausen schaffst und versuchst in der Regel weiterhin die normalen Arbeitszeiten einzuhalten.

6. Frag nach Hilfe

Es mag sich komisch anfühlen, selbst nach Hilfe zu fragen, wenn man doch gerade selbst jemandem hilft –  aber wenn du die Zeit, in der du deine*n Kolleg*in vertrittst, gut überstehen willst, musst du noch andere Leute ins Boot holen. Saunders schlägt vor, zum Beispiel deine*n Chef*in zu bitten, gewisse Aufgaben zu übernehmen und deine anderen Kolleg*innen zu fragen, ob sie dich unterstützen können. Gerade bei längerer Vertretungszeit, wenn jemand zum Beispiel längerfristig krank ist, ist es wichtig, von vorneherein ehrlich zu sein und direkt nach Hilfe zu fragen. Keine*r muss so eine Doppelbelastung alleine tragen.

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