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Der Organisationswahn im Vertrieb – wie viel Struktur tut gut?

Kreatives Chaos. Wie viele Strukturen braucht ein Unternehmen im Vertrieb wirklich? Es geht schlank und trotzdem sortiert. Aber wie?

Wie gehe ich die Strukturfrage im Vertrieb an?

Es bringt wenig, wenn tolle Strukturen aufgemalt werden und am Ende ist kein Mitarbeiter da, der diese auch umsetzt – genauso wenig zielführend ist es, wenn jeder im Team einfach planlos vor sich hin arbeitet. Jungen Unternehmen reicht oft ein Rechner, eine trockene Unterkunft, viel Kaffee, Club Mate oder ein paar Pizzen. Dann legen sie voller Elan los und marschieren meist ohne viele Worte in eine Richtung – Business Plan, Finanzierung, Website, Produkte.

Ein Vertriebler ist in der Regel nicht so intuitiv unterwegs. Er möchte sehr genau wissen, was von ihm erwartet wird und in welche Richtung er laufen soll. Wenn er keine Ziele bekommt, kann es gut sein, dass er die ersten vier Wochen den Eindruck macht, er wisse, was er tut, aber spätestens nach vier Wochen wird klar, dass das nicht der Fall ist. Die im Kopf erdachten Ziele, wurden nicht erreicht. Die Erwartungen bleiben unerfüllt. Unternehmen sollten ihre Vertriebler deshalb von Beginn an, an die Hand nehmen.

Wie organisiere ich Leads?

Nachdem geklärt wurde welches Produkt, an welche Zielgruppe vertrieben werden soll, muss man sich darüber Gedanken machen, woher die Leads kommen. Neben persönlichen Kontakten aus dem Netzwerk, können Kaltakquise oder diverse Online-Tools mit Adressen zu potentiellen Kunden, ein Weg sein. Diese Leads müssen dann in ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) eingepflegt werden. Das CRM ist das Excel des Vertrieblers.

Er benötigt ein CRM als Basis für die Organisation seiner Arbeit. Natürlich ist Excel eine Übergangslösung, aber diese sollte es auch bleiben. Es gibt derzeit sehr viele CRM-Systeme, die kostenfreie oder sehr günstige Zugänge bieten. Zentral ist die Frage der individuellen Anforderungen des Unternehmens an das CRM. Erst auf Basis dieser, kann die Auswahl getroffen werden. Ich gebe zu, DAS CRM-System fehlt uns Vertrieblern noch. Ich persönlich finde Salesforce super, aber hierfür benötigt man häufig für die Aufsetzung einen eigenen Berater.

Habe ich nun meine Leads im System, muss ich die potentiellen Kunden erreichen. Hierzu habe ich im vorherigen Artikel bereits auf das Telefon als ein sehr probates Kommunikationsmittel hingewiesen.

Zentral ist, ein Telefon, dass auch funktioniert. Klingt banal, allerdings setzen viele Unternehmen auf Onlinedienste, die teilweise schlechten Empfang haben, dies vermittelt dem Gegenüber das Gefühl von Call-Center-Atmosphäre. Kleine Investments können sich in diesem Bereich wirklich auszahlen.

Die Ziele im Vertrieb

Hat man die gesamte Hardware aufgesetzt und den Sales Pitch definiert, kann der Vertriebler loslegen. Hierfür sollte er genaue Erwartungen an die Hand bekommen. Wie viele Anrufe sollten am Tag geführt werden, wie viele Angebote sollen versendet werden und wie viele Abschlüsse ergeben seine persönlichen 100-Prozent-Zielerreichung. Zentral auch für die Vergütung von Sales-Mitarbeitern, da sich eine Variable im Gehalt anbietet. Alle KPIs, sind Zahlen, die sich weiter entwickeln und nicht in Stein gemeißelt sind. Ein Turnus von einigen Wochen oder Monaten bietet sich daher an, um neue Ziele zu vereinbaren.

Wenn der Vertriebler nun noch richtig „abgeholt“, ihm die Vision des Unternehmens vermittelt wird und er sich selbst einen korrekten Gesprächsleitfaden entwickelt, kann es auch schon los gehen. Wie im waren Leben gilt auch im Vertrieb: Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr. Damit will ich sagen, dass es bereits bei so banalen Dingen, wie Leads, CRM und Hardware beginnt, wenn man seinen Vertrieb richtig strukturieren möchte.

Schafft man es dann noch eng an seinem Vertriebsmitarbeiter dran zu bleiben. Regelmäßige Einzelgespräche zu führen, ihn zu Loben und auch mal Druck zu machen, stehen die Chancen recht gut, einen strukturierten Vertrieb aufbauen zu können. Nachhaltigkeit und Penetration gepaart mit einem Produkt, welches der Markt auch wirklich benötigt und einem guten Vertriebsmitarbeiter werden auf jeden Fall dazu führen, dass der Business Case aufgeht. Skalierung steht dann quasi nichts mehr im Weg.

Schritte der Struktur

  1. Produkt: Definition der Vision, Zielgruppe und Entwicklung von Gesprächsleitfaden und Sales-Materialien
  2. Bereitstellung der Tools: Sicherstellung von guter Erreichbarkeit und Aufsetzen eines CRM
  3. Ziele: Entwicklung von konkreten Zielen und regelmäßiges Feedback vom Teamlead
  4. Weiterentwicklung: Kontinulierliche Weiterentwicklung der Ziele und des Produktes im Zusammenspiel mit dem Kundenfeedback

In ihrem letzten Artikel hat Ayesheh-Colette Carta über die Liebe zum Verkaufen geschrieben.

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