Es kann dir schaden, wenn du ehrlich sagst, dass dir deine Aufgaben bei der Arbeit zu viel werden? Mit diesen Tipps nicht.
Überstunden, Zeitmangel, arbeiten trotz Krankheit, Überforderung: All das ist Alltag für viele Arbeitgeber, ganz gleich welcher Branche. Denn auch wenn zahlreiche Studien gezeigt haben wie gefährlich dieser permanente Stress für uns ist, funktionieren die meisten von uns so lange weiter, bis es irgendwann zu spät ist und Körper und/oder Psyche uns zu einer Auszeit zwingen.
Gründe dafür gibt es viele, sie reichen von eigenem Missmanagement bis hin zu Fehlern, die von der oberen Etage gemacht werden. Nicht alle davon lassen sich relativ unkompliziert in den Griff bekommen – ein wichtiger Faktor aber auf jeden Fall: ein Arbeitspensum, das nicht zu schaffen ist. To-Do-Listen, bei denen für jeden Haken zwei neue Aufgaben folgen. Das bedarf einerseits Arbeit an sich selbst und anderseits eine offene Aussprache mit dem Chef. Wie aber geht man das am besten an?
Schritt 1: Runterkommen und den Ist-Zustand nüchtern betrachten
Hierfür sollte man als erstes so objektiv wie möglich die Lage sondieren, indem man klärt: Wie ist es zu diesem Arbeitspensum gekommen und wie lange geht das schon so? Dann geht es daran, sich zu fragen, warum man bislang mit dem Chef oder der Chefin nicht über den Zustand gesprochen hat. Sollte es an der Angst liegen, dass das für einen selbst ungut ausgelegt werden könnte, hilft es gedanklich noch einmal zu Punkt eins zurückzukehren: ist es wirklich dem eigenen Unvermögen geschuldet, dieses Pensum nicht zu schaffen oder ist die Aufgabenfülle schlicht unrealistisch?
Meist zeigt das Ansprechen dieses Problems nämlich nicht das eigene Scheitern, sondern schlicht Selbstverantwortung und auch Verantwortungsbewusstsein dem Unternehmen gegenüber. Denn wer wirklich mit der Fülle der Aufgaben überfordert ist, wird irgendwann Fehler machen und schadet damit auch dem, was man so gerne schützen will: Dem (Selbst-)Bild als Arbeitstier, das alles hinbekommt.
Schritt 2: So führt man ein Gespräch mit dem Chef über die Aufgabenverteilung
Natürlich kann man sich auch mal im Aufgabengewirr verstricken, ohne das es dafür Not gäbe. Auch das ist kein Drama – in so einem Fall oder auch mit Verdacht darauf, zieht man am besten eine Vertrauensperson aus dem Team hinzu und fragt, ob man seine Aufgaben mal mit ihm oder ihr durchsprechen kann. Ein Blick von außen ist oft extrem hilfreich. Sollte man sich aber nach der ersten Analyse sicher sein, dass sich wirklich ein nicht zu schaffendes Pensum aufgebaut hat, dann hilft nur noch das Gespräch mit der Führungsperson im Team.
Das sollte man jedoch unbedingt vorbereiten und, ganz wichtig: es muss in Ruhe geführt werden. Also geh zu deinem Vorgesetzten, bevor dein Nervenkostüm weggeflattert ist. Diese Dinge sollte man sich vor dem Gespräch klarmachen:
1. Status Quo: Liste auf, was gerade auf deinem Tisch ist und in nächster Zeit ansteht, inklusive Deadlines.
2. Zeitraum: Zeig auf, wie lange dieses Pensum schon auf deinen Schultern liegt sowie wann und ob eine Chance bestehen würde, dass sich das lichtet.
3. Zuständigkeit: Kläre, warum diese Aufgaben alle bei dir liegen (müssen).
4. Lösungsansatz: Überlege dir, wie man die Aufgaben besser aufteilen könnte, ob es Möglichkeiten gibt, einige Deadlines nach hinten zu schieben oder ob es gar noch eine zusätzliche Person im Team braucht.
Wer das Gespräch mit dem Chef über das eigene Arbeitspensum klar strukturiert führt, einen ruhigen Ton anschlägt und sinnvolle Lösungsansätze für die Situation mitbringt, hat genug in der Hand, um nicht lapidar abgewiesen werden zu können und zeigt auch, dass man sich wirklich mit den Aufgaben sowie den strukturellen Problemen auseinandergesetzt hat.
Mit diesen Informationen in der Hinterhand kann man guten Gewissens das Gespräch suchen und muss sich nicht davor fürchten, als gescheitert wahrgenommen zu werden, sondern zeigt vielmehr, was der Chef an einem hat: einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit einem guten Überblick über den eigenen Aufgabenbereich, was er mit sich bringt und was es braucht, dass alles gut über die Bühne geht. Also los, sprich deinen Chef an, statt die nächsten Wochen immer wieder die Letzte zu sein, die aus dem Büro geht.
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