Wir alle kennen diese Phasen: Man arbeitet sich die Finger wund und trotzdem scheint die To-do-Liste länger statt kürzer zu werden. Was jetzt hilft: sich die richtigen Fragen stellen.
Wo kommen denn auf einmal all diese To-dos her? Wieso wollen alle alles gleichzeitig? Wie bitte soll ich denn diese Deadline schaffen? Und schon hat man das Gefühl, irgendwie die Kontrolle über sein (Arbeits-)Leben verloren zu haben – kennen wir.
Und selbst wenn man zu den Menschen gehört, die das eigene Zeitmanagement bis zur Perfektion optimiert haben – wirklich weniger zu tun hat man dadurch ja trotzdem nicht. Zu tun ist immer etwas und für jede erledigte Aufgabe halsen wir uns ja gerne die nächste auf – nämlich die, die eigentlich erst am nächsten Tag ansteht. Statt zu entspannen, rennt man also einfach nur einer neuen Deadline hinterher.
Du schaffst es wirklich, wegen deines tollen Zeitplans früher heimzukommen? Na, dann wette ich, dass du dann dort eben mehr Aufgaben übernimmst. Klar, du warst ja auch zuerst zu Hause! Argh. Es ist eine Krux.
Die To-do-Liste aus der Hölle: wenn das Stresslevel ins Unendliche steigt
Und es ist eine Krux, der wir leider immer wieder begegnen. Und dann liegt es ziemlich nahe, Panik zu bekommen, weil man die genervten Kollegen, den nörgelnden Kunden oder den wutrot-werdenden Chef schon vor sich sieht, weil man nicht hinbekommen hat, was man doch versprochen hat.
Und zack, schon steigt das Stresslevel ins Unermessliche – und der Witz ist: Das tut es, ohne dass sich auch nur irgendetwas an unserem Arbeitspensum verändert. Stress und Panik lösen nämlich weder Probleme, noch helfen sie dabei, eine Struktur zu entwickeln, mit der sich die auftürmenden Arbeitsberge abtragen lassen.
Es muss also eine Strategie her, die funktioniert. Und zwar fix! Denn wer verzweifelt, wird seinen Aufgaben nicht gerecht und vermiest sich vor allem selbst den Tag, die Woche – im schlimmsten Fall sogar: Monate.
Was in diesen Momenten, in denen uns der Stress zu übermannen droht, helfen kann, sind Fragen, mit denen man seine Gedanken wieder sortiert. Welche das sind, das hat Ayse Kalish für The Muse aufgeschrieben. Ein schlauer Ansatz, der sich anzusehen lohnt.
1. Was muss genau jetzt gemacht werden?
Panik aufgrund der To-dos kommt genau dann auf, wenn man sich seine Aufgaben für die nächste Zeit in Gänze ansieht. Wie soll man da schon den Überblick behalten? Statt sich also bekloppt zu machen, weil man innerlich ständig runterbetet, was demnächst alles ansteht, sollte man sich fragen: Was genau ist jetzt das Wichtigste?
Und nicht nur das, sondern auch: Was muss wirklich als allererstes getan werden – und sollten das mehre Dinge sein, dann bitte auch hier noch einmal die Prioritäten abklopfen. Im nächsten Zug kann man sich dann auch noch überlegen, welche Aufgaben eventuell auf den nächsten Tag verschoben werden können. Entzerren ist das Stichwort, denn wer sich seine Aufgaben gestückelt statt als Paket ansieht, wird gar nicht erst in unmenschlichen Stress geraten und kann endlich beginnen, seine To-dos durchzustreichen.
2. Wie viel Zeit ist notwendig, um die Aufgabe zu erledigen?
Auch wenn man sich eigentlich nur wünschen würde, die Zeit aus den Augen verlieren zu können, ist es genau jetzt wichtig, sich kurz (!) darauf zu konzentrieren. Statt sich also nur mit dem Gedanken zu beschäftigen, dass man es niemals in der gegebenen Zeit hinbekommen wird, sollte man nun konstruktiver werden und sich klarmachen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben benötigen.
Denn wer ein realistisches Bild mit Zeitplan von seinen Aufgaben zeichnen kann, der weiß auch besser, wie er seinen Tag strukturieren muss – und welche Aufgaben delegiert werden sollten. Wenn alles nichts hilft, und man Chef oder Kunden sagen muss, dass die Aufgabe nicht zu der vereinbarten Deadline geliefert werden kann, dann ist es sinnvoll für das Verständnis aller, mehr sagen zu können als schlicht: Das schaff ich eben nicht.
3. Wie packe ich das Anstehende am geschicktesten an?
Das ist eine Frage, die sich wirklich nur sehr individuell beantworten lässt, denn am Ende hat jeder seinen eigenen Masterplan, wie er die täglichen Aufgaben am besten bewältigt. Denn so unterschiedlich wir alle sind, so unterschiedlich arbeiten, denken und handeln wir eben auch. Mit der Frage muss man sich also auch jener stellen: Wie arbeite ich am besten?
Die einen gehen lieber die schwerste Aufgabe als erstes an, die anderen erleichtern sich den Tag, indem sie die leichten Aufgaben fix wegarbeiten, um sich dann konzentrieren zu können – und die nächsten nehmen sich gerne erst das vor, was am längsten braucht. Mach dir also klar, was dir selbst den Tag erleichtern würde und handele danach. Wichtig ist aber auch hier: Verliere dich nicht in den Planungen, um dann in der Mittagspause festzustellen, dass der halbe Tag schon verstrichen ist.
4. Was kann ich genau jetzt tun, um mich besser zu fühlen?
Wenn man gar nicht dazu kommt, durchzuatmen und sich mit den richtigen Fragen und den dazugehörigen Antworten den Tag zu erleichtern, weil man einfach wirklich Bauchschmerzen wegen des Arbeitspensums hat, dann muss man eben kleiner anfangen. Und das bedeutet: Bevor ich mir Gedanken um die Aufgaben mache, mache ich mir erst einmal Gedanken um mich selbst.
Also: Was kann ich tun, um mich besser zu fühlen? Und zwar genau jetzt? Es kann nun helfen, seinen Schreibtisch noch einmal zu verlassen, einen schnellen Spaziergang um den Block zu machen, sich einen Kaffee zu holen, sich kurz Luft bei einem Kollegen oder einer Kollegin zu machen oder aber, sollte Home Office anstehen, erst noch einmal einzukaufen oder die Wohnung aufzuräumen.
Dafür hast du doch genau jetzt keine Zeit, sagst du? Mag sein, aber wer sich mit Magenschmerzen das Hirn zermartert und Schnappatmung wegen des anstehenden Pensums hat, der wird auch keine Dinge erledigt bekommen – und schon gar nicht sauber arbeiten können. Und genau deshalb sollte man sich noch einmal aus der Situation rausziehen und versuchen, in den Zustand zu kommen, sie von außen betrachten zu können. Wer zu sehr in den Dingen drin steckt, sieht oftmals die naheliegendste Lösung nicht – und genau das gilt es jetzt zu vermeiden.
Wer seinen Job gut machen will und, viel mehr noch: sich in seinem Job gut fühlen will, der muss nicht nur lernen, wie er seine Aufgaben am besten erledigt, sondern auch, was man tut, wenn sie sich (gerade) nicht erledigen lassen. Wir sind alle Menschen und keine Maschinen – und genau deshalb ist es auch nicht schlimm, sich manchmal vom Stress umnieten zu lassen. Aber genauso muss man eben begreifen, wie man dieses Gefühl wieder in den Griff bekommt.
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