Den ganzen Tag über trudelt E-Mail über E-Mail ein und was dabei immer wieder passiert: Wir vergessen zu antworten, übersehen wichtiges und ertrinken im Chaos. Mit diesen fünf Tools soll sich das ändern.
Ping! Du hast eine neue Nachricht erhalten
Gerade mit einem neuen Artikel begonnen, ein neues Dokument geöffnet und plötzlich: ping. Die Notifikation in der rechten Ecke meines Laptop-Bildschirms sagt mir: Du hast eine neue Nachricht erhalten. Entweder hab ich das Dokument dann ganz schnell wieder vergessen und bin zurück in meinem E-Mail-Postfach, oder aber ich bleibe, wo ich bin, und nehme mir vor, später auf die Mail zu antworten. Und weil auch später noch Wichtigeres zu tun ist, wird aus später nie.
Irgendwie kommt man doch nie wirklich hinterher. Dabei verbringen wir bereits im Durchschnitt vier Stunden mit unserem E-Mails am Tag und trotzdem reicht es nicht. Auf eine Fünf-Tage-Woche hochgerechnet, machen das 20 Stunden, im Monat 80 und im Jahr 960. Ich meine: 960 Stunden! In dieser Zeit könnte man 19 mal um die Welt fliegen. Und wir, wir verbringen sie mit Buchstaben und Zeichen zwischen Posteingang und -ausgang. Julia Melymbrose hat für den Blog idonethis die besten E-Mail-Tools zusammengefasst – wir stellen euch davon unsere fünf Favoriten vor.
1. FollowUpThen
Am Tag trudeln hunderte E-Mails in dein Postfach – da ist es manchmal schwer zu differenzieren und vor allem zu priorisieren: Welche E-Mail muss ich bis wann beantwortet haben? Das Tool FollowUpThen macht dir die Handhabung mit deinem Postfach-Monster einfacher. Damit kannst du nämlich für jede E-Mail, die gerade angekommen, jedoch erst in zwei Tagen relevant ist, einen Reminder einstellen. Wie das geht? Einfach in bcc eine E-Mail mit dem entsprechenden Zeitraum, in diesem Fall also 2days@followupthen.com, angeben und versenden. So wirst du erst dann wieder an die E-Mail erinnert, wenn du dich auch wirklich damit auseinandersetzen musst.
2. Campaign Monitor
Das Verfassen von E-Mails kostet sowieso schon so viel Zeit – wenn da jedes Wort per Hand eingegeben werden muss, hört die E-Mail-Flut nie auf. Umso besser, dass es Tools gibt, die zumindest das Verfassen von sich wiederholenden E-Mails, beispielsweise E-Mails im Kundenservice, vereinfachen. Mit Campaign Monitor kannst du E-Mails mithilfe von Templates nicht nur schnell gestalten, sondern auch zur richtigen Zeit an die richtigen Leute rausschicken – ohne, dass du dafür zu der entsprechenden Uhrzeit selbst auf „Senden“ klicken musst.
3. TextExpander
Das nächste Tool, das wir euch vorstellen wollen, geht in die gleiche Richtung wie Campaign Monitor. TextExpander bietet dir die Möglichkeit, Textabschnitte, die du und dein Team häufig verwenden, zu speichern und zu archivieren, sodass jeder aus deinem Team immer darauf zurückgreifen und so die Antwortprozesse von E-Mails beschleunigen kann.
4. Boomerang
Nichts ist nerviger, als eine E-Mail zu lesen, diese dann wieder zu schließen, aber sie nicht weiter einzuordnen, weiterzuleiten oder auch am besten: direkt zu beantworten. Denn dann wird sie zu einer weiteren Leiche in deinem Postfach. Mit Boomerang kannst du entweder die Mail gleich beantworten und den Zeitpunkt, an dem die Mail rausgehen soll, einstellen. Oder aber du stellst ein FollowUp dazu ein und du wirst zu einem später gewählten Zeitpunkt noch einmal daran erinnert.
5. fullcontact
Den richtigen Kontakt in dem E-Mail-Postfach zu finden, kann bei größeren Mengen eine ganz schöne Herausforderung sein. Die Chrome-Erweiterung fullcontact macht es dir einfach und sucht alle nötigen Information zu den sozialen Profilen und Jobtiteln der entsprechenden Personen zusammen und zeigt sie dir direkt in Googlemail an.
All diese E-Mail-Tools lassen dich nicht von jetzt auf gleich schneller arbeiten, aber sie geben dir die Möglichkeit, smarter mit ihnen umzugehen. Lass sie für dich deine E-Mails ordnen, priorisieren, weiterleiten und zum richtigen Zeitpunkt verschicken. Du hast sonst schon genug um die Ohren.
Mehr bei EDITION F
Der E-Mail-Knigge: Diese Fehler sollte man bei Arbeitsmails vermeiden. Weiterlesen
4 Tipps für eine perfekte Organisation am Arbeitsplatz. Weiterlesen
Chaos im Alltag? Mit diesen 8 Apps hat das ein Ende. Weiterlesen
