Viele von uns schreiben täglich gefühlt Hunderte E-Mails – wie man das richtig macht, sollte man also im Schlaf wissen. Leider geht hier trotzdem immer wieder etwas schief. Diese neun Dinge solltet ihr bei beruflichen E-Mails unbedingt vermeiden.
Arbeitsmails: Was geht und was gar nicht geht
Ab ins Büro und erst einmal Mails checken, sortieren und beantworten. Das ist für viele von uns der tägliche und fast reflexhaft einstudierte Einstieg in den Arbeitsalltag. Da möchte man meinen, wir würden alle mehr als souverän mit der Angelegenheit umgehen, nicht wahr? Nun, und trotzdem passieren bei der E-Mail-Korrespondenz immer wieder Dinge, die im beruflichen Kontext einfach nicht vorkommen sollten.
Um das in Zukunft zu vermeiden – und vielleicht sogar Fehler zu entdecken, von denen man gar nichts wusste, haben wir einen E-Mail-Knigge für euch, der die wichtigsten Fauxpas zusammenfasst – und dann hoffentlich Geschichte werden lässt.
Die größten Fehler in Sachen Arbeitsmails
1. Die falsche Schrift
Starten wir bei den Basics, denn man kann es nicht oft genug wiederholen: Wer die falsche Schrift wählt, kann nicht nur inkompetent wirken, es kann auch wirklich peinlich werden. Das Beispiel Comic Sans möchte ich dafür nun gar nicht mehr hinter dem Ofen hervorziehen – denn letztlich ist es fast jede Art „individueller Schrift“, die schnell für Irritationen sorgt. Keep it simple, lautet hier die Devise. Und das gilt bitte auch für die Farbe der Schrift (ausschließlich in Schwarz!) und die Schriftgröße.
2. Keine Signatur oder schlampige Signatur
Wer in einem Unternehmen arbeitet, wird standardmäßig eine haben – aber auch die will ab und an gepflegt werden: Ihr wechselt den Sitzplatz und somit auch eure Durchwahl? Ändern, und zwar sofort. Ihr bekommt eine neue Fax-Nummer? Auch hier sollte man gleich ran und nicht darauf warten, bis einen Kunden oder Partner darauf aufmerksam machen.
3. Die Ansprache
Die Wahl der Grußformel zu Beginn einer E-Mail ist zugegebenermaßen manchmal gar nicht so einfach: Sind wir schon beim Du? Oder: Sind wir grundsätzlich beim Sie?
Aber ganz grundsätzlich gilt erst einmal die Regel, die wir auch von dem realen Aufeinandertreffen kennen: Wen ich nicht kenne, der wird gesiezt – wen ich schon besser kenne, darf geduzt werden. Und im Zweifel lässt man sich das Du von der älteren oder aber der Person mit der höheren Position anbieten. Alles andere ist eine Sache der Abwägung.
Es lohnt sich wirklich, sich über die richtige Anrede lieber zweimal Gedanken zu machen, als jemandem schon gleich zu Beginn auf die Füße zu treten. Schließlich ist Irritation das Letzte, was eine berufliche Mail auslösen möchte. Mit Bedacht sollte man im Übrigen auch die Abschiedsformel wählen. Hier sollte man es nicht übertreiben und von sonnigen, wolkigen, eiligen und so weiter Grüßen lieber absehen.
4. Empfänger, CC und BCC
An wen geht diese E-Mail und in welches Feld füge ich den oder die Empfänger ein? Das ist ein ganz wichtiger Punkt, denn hier werden wirklich viele Fehler gemacht. Überlegt euch genau, wer bei einer E-Mail in die Kopie gehört und wer nicht. Wir alle werden täglich mit E-Mails überschwemmt und brauchen wirklich keine Infos oder digitalen Diskussionen, die uns nichts angehen. Wenn jeder nachdenkt, für wen diese E-Mail sinnvoll ist und für wen nicht, dann entzerrt sich für alle der Arbeitstag.
Und, auch sehr wichtig: Die richtige Nutzung der unsichtbaren Empfänger (BCC). Gerade bei Initiativ-Bewerbungen schicken viele gerne mal ihren Lebenslauf und ein Standardanschreiben an sich selbst und an wer weiß wie viele Empfänger in BCC. Aber das geht nicht. Damit wird man nie einen Job bekommen. Auch Presseinformationen, die man händisch verschickt und die aus Zeitersparnisgründen nicht an jeden Empfängern einzeln geschickt werden, sollten nicht an die eigene E-Mail-Adresse versendet werden, sondern an einen offiziellen Presse-Account des Unternehmens, für das man arbeitet. Alles andere ist unprofessionell. Die Kontaktdaten des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin findet man dann im Anschreiben. Ach ja, und versucht bitte, niemals CC und BCC zu verwechseln – aber das wisst ihr ja selbst.
5. Der Betreff
Auch unterschätzt, aber mit der wichtigste Part einer geschäftlichen E-Mail – und deshalb dürfen hier auch gerne fünf Minuten drauf verwendet werden. Wer sein Postfach scannt, schaut nämlich erst auf den Empfänger und dann auf den Betreff – und entscheidet erst dann, ob sie gleich oder irgendwann oder nie geöffnet wird. Der Betreff sollte also eine knackige Info enthalten, die in Kürze darauf verweist, was den Empfänger ausführlicher in der E-Mail erwartet. Hier reicht kein: „Grüße von…“ oder ein „Ein herzliches Hallo..“ oder ähnliches, sondern es darf gerne ein Satz sein, der bereits ein paar W-Fragen (Wer, Wie, Was, Wo, Wann) enthält.
6. Die Struktur
Auch hier gibt es noch viel Verbesserungsbedarf – auch wenn es eigentlich relativ simpel scheint. Erst kommt die Anrede, dann die eigene Vorstellung, (falls notwendig), dann das Anliegen und eventuelle Ausführungen. Viele schreiben all das in einem Block – aber wer sich angewöhnt, ein paar Absätze einzubauen, der wird dem Empfänger das Lesen wesentlich erleichtern. Auch und gerade, wenn die Mail auf dem Smartphone gelesen wird, was heute ja nun nicht mehr zur Ausnahme zählt.
7. Die Länge
Auch ganz wichtig und offensichtlich immer noch unterschätzt: Der Aufbau einer E-Mail ist wesentlich dafür, ob und wie man eine Info rüberbringt. Generell gilt: Wer einen fremden Menschen anschreibt (Beispiel: Kalt-Akquise), sollte sich zu Beginn kurz vorstellen. Aber wirklich nur kurz, um dann schnell auf den Punkt zu kommen. Wer noch eine Erklärung für
eine Anfrage oder eine Einladung anfügen möchte, der sollte das im letzten Abschnitt der E-Mail machen. Wir haben alle wenig Zeit und so möchte niemand von uns zwischen blumigen Worten und langen Schachtelsätzen entschlüsseln müssen, worum es eigentlich geht. Also haltet euch knapp, aber freundlich – dann kommt ihr auch garantiert schneller ans Ziel.
8. Auf den Ton kommt es an
Wir wissen es alle: Schriftliche Konversationen sind wesentlich schwieriger als persönliche, weil sich Emotionen nur schwer transportieren lassen und die Mimik sowie die Körperhaltung wegfallen, um weitere Infos zu den Worten zu transportieren. Deshalb ganz wichtig: Ironie, humorvolle Einwürfe und Weiteres sind im Privaten super, aber nicht zwingend im beruflichen Kontext. Das sollte wirklich nur zum Einsatz kommen, wenn man sich sicher ist, dass es rüberkommt (und passend ist). Und bitte, gleicht den Mangel an Emotionen nicht durch die Verwendung von Emoticons aus. Das geht immer noch nicht, und das wird auch ein Fauxpas bleiben.
9. Alles zur richtigen Zeit
Auch das ist nicht ganz unwichtig: Versucht, Arbeitsmails auch etwa innerhalb der Arbeitszeiten zu schreiben. Wer Freelancer ist und gerne in der Nacht arbeitet, der lässt sich gerne dazu verleiten, um 3.00 Uhr noch eine Mail an den Kunden zu schicken – sollte man aber nicht. Denn erstens wirkt das, insbesondere in konservativen Branchen, noch immer etwas ungewöhnlich (Stichwort: Irritationen vermeiden) und zweitens tut man sich damit selbst keinen Gefallen. Denn wer suggeriert, rund um die Uhr erreichbar zu sein, der wird das im Zweifel irgendwann ausbaden müssen. Da sollte man lieber gleich gegenwirken. Oder die E-Mail einfach timen – diese Funktion bieten die meisten Mail-Programme an.
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