Eine fein säuberlich geschriebene To-Do-Liste zu haben ist gut, aber nur die halbe Miete. Denn das Wissen darum, die Liste auch richtig einzusetzen, ist viel wichtiger. Wir stellen euch fünf Zeitmanagement-Modelle vor, die euren Arbeitsalltag garantiert erleichtern werden.
Die Liste ist erst der Anfang
Einen Kalender, eine To-Do-Liste, das richtige Setup für sein Bullet-Journal oder andere Organisationstools zu haben, ist die eine Sache. Die andere Sache, die allerdings noch viel wichtiger ist, ist das Wissen darum, diese Organisationstools auch richtig zu nutzen. Denn jede noch so gut strukturierte Liste von Aufgaben bewahrt uns trotz allem nicht vor der Prokrastination. Die Fragen, die bleiben: Mit welcher Aufgabe sollte ich beginnen? Zu welcher Zeit bin ich am produktivsten? In welchen Arbeitsintervallen sollte ich arbeiten und zu welchem Zeitpunkt sollte ich spätestens eine Pause einlegen?
Im Folgenden zeigen wir euch fünf verschiedene Zeitmanagement-Modelle, die euren Arbeitstag noch produktiver machen.
1. Die 80/20 Regel oder auch: Paretoprinzip
Welchen Zweck das Prinzip erfüllt:
Diese Regel ist nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Dieser behauptete, 80 Prozent des italienischen Einkommens kämen von nur 20 Prozent der italienischen Bevölkerung. Das heißt: 80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent des Aufwands erreicht werden. Für die anderen 20 Prozent müssen 80 Prozent des Gesamtaufwands eingeplant werden.
Übertragen auf die eigene Produktivität, bedeutet das: 80 Prozent unseres Outputs kommen von 20 Prozent unseres Inputs. Stellen wir uns beispielsweise vor, wir sind Blogger und haben zwei Aufgaben zu tun. Auf der einen Seite müssen wir einen Newsletter schreiben, der von 10.000 Personen gelesen wird, und auf der anderen Seite müssen wir ein neues Video für unseren Youtube-Kanal drehen, das allerdings durchschnittlich von nur 1.000 Personen angeschaut wird. Den Aufwand, den wir für diese beiden Dinge erheben müssen, ist identisch. Hinsichtlich des Paretoprinzips, ist also klar, dass wir dem Newsletter höhere Priorität einräumen. Denn: der Input ist gleich, der Output jedoch um ein zehnfaches größer.
Wie du das Prinzip in deinen Arbeitstag einbinden kannst:
Bevor du also deine To-Do-Liste abarbeitest, solltest du dir überlegen, welche der aufgelisteten Aufgaben den größten Output haben und diese mit einem Sternchen markieren. Die To-Dos mit Sternchen werden dementsprechend zuerst abgearbeitet, gefolgt von den Aufgaben, die die anderen 20 Prozent deines Outputs ausmachen. Und wenn es dir irgendwie möglich ist: Delegiere die Aufgaben mit dem geringsten Output an jemand anderen und konzentriere dich auf das Wesentliche.
2. Eisenhower Matrix
Welchen Zweck die Matrix erfüllt:
Diese Matrix wurde von US-Präsident Eisenhower erfunden und hilft dir dabei, deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu strukturieren und diese dementsprechend in einer priorisierten Reihenfolge abzuarbeiten.
Die Matrix umfasst vier Felder. Ordnest du deine Aufgaben als sehr wichtig und dringend ein, gehören diese in den ersten Quadrant rechts oben. Ist deine nächste Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, gehört diese in den zweiten Quadrant links oben. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben werden dem dritten Quadrant rechts unten zugeordnet. Und Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, gehören in den vierten Quadrant links unten.
Wie du die Matrix in deinen Arbeitstag einbinden kannst:
Während das Paretoprinzip auf dem Verhältnis von Input zu Output basiert, bezieht sich die Eisenhower-Matrix auf das Verhältnis von Dringlichkeit zu Wichtigkeit. Bevor du also deine nächste To-Do-Liste aufsetzt, solltest du deine anstehenden Aufgaben in diese Matrix einordnen und entscheiden: Welche Aufgaben haben top Priorität und welche können noch warten?
3. Pomodoro-Technik
Welchen Zweck die Technik erfüllt:
Die Idee der Pomodoro-Technik ist, in hoch intensiven 25-minütigen Intervallen zu arbeiten und anschließend eine Pause von fünf Minuten einzulegen. Nach vier Arbeitsintervallen steht eine längere Pause zwischen 15 und 30 Minuten an.
Diese Technik erfordert höchste Konzentration und Disziplin, jegliche Ablenkung um einen herum zu verbannen, auch Tabs auf dem Computer zu schließen, die gerade für die Arbeit irrelevant sind, und das Handy mit dem Bildschirm lautlos und außer Sichtweite abzulegen. Wichtig ist, dass man sich nicht an einer Aufgabe festbeißt und tatsächlich nach 25 Minuten für fünf Minuten die Arbeit unterbricht und bestenfalls kurze frische Luft schnappt.
Wie du das Modell in deinen Arbeitstag einbinden kannst:
Während die Eisenhower-Matrix und das Paretoprinzip dich bei der Entscheidung unterstützen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden, hilft dir die Pomodoro-Technik dabei, deine Konzentration so effizient wie möglich zu nutzen. Wir müssen uns bremsen, in kürzeren Perioden arbeiten, dafür jedoch umso konzentrierter und intensiver.
Du kannst deinen Tag natürlich auch visualisieren, beispielsweise wie hier in einem Bullet Journal. Manch anderen genügt eine Liste – das machst du so, wie es für dich persönlich am besten funktioniert.
4. Time-Boxing
Welchen Zweck das Modell erfüllt:
Die Liste an To-Dos ist endlos, da kann man sich leicht in belanglosen Aufgaben verlieren und das Zeitgefühl vergessen. Das System des „Time-Boxings“ hilft dir dabei, einen stringenteren Zeitplan zu verfolgen und dir selbst auch zeitliche Grenzen zu setzen, sodass du auf deiner Liste weiterkommst und nicht an einer Stelle stehen bleibst.
Wie du das Modell in deinen Arbeitstag einbinden kannst:
Ganz zu Anfang solltest du dir überlegen: Wie viele Stunden arbeitest du pro Woche – 25, 30 oder 40? Ist das erledigt, solltest du dir Zeitfelder für deine verschiedene Aufgaben einteilen und ganz wichtig: visualisieren. So kannst du beispielsweise deinen Tag mit einer Stunde E-Mail-Zeit beginnen, gefolgt von zwei Stunden für Meetings und einer einstündigen Projektphase, bevor du in die Mittagspause startest. Den Nachmittag widmest du einem weiteren Projekt, abgeschlossen wird der Arbeitstag wieder mit einer Stunde E-Mails.
Dieses System bewahrt dich vor dreierlei Dingen: Vor Ablenkung, denn du widmest dich in den angesetzten Zeitfeldern nur den entsprechenden Aufgaben. Vor Rückschritt, denn du bist dazu verpflichtet, in deinen Zeitfeldern weiter vorzurücken, und hast keinerlei Chance, dich an einer Aufgabe festzubeißen. Vor Überforderung, denn du bündelst ähnliche Aufgaben, alle Meetings oder das Beantworten von Emails in jeweils einem Zeitfenster und kannst damit repetitive Aufgaben zusammenfassen.
5. Batching
Welchen Zweck das Modell erfüllt:
Die Methode des Batchings ist auch Teil des Time-Boxings und fordert dich dazu auf, sich wiederholende, also ähnliche Aufgaben zu bündeln und in einem Zug abzuarbeiten.
Wie du das Modell in deinen Arbeitstag einbinden kannst:
Am Anfang eines Tages markierst du auf deiner To-Do-Liste beispielsweise alle Meeting in einer Farbe, alle anstehenden Telefonate und weiteren To-Dos, die sich gruppieren lassen. Die einzelnen Gruppen ordnest du dann wiederum nach Priorität und startest in den Tag.
Finde das richtige Maß
Natürlich ist nicht jedes Zeitmanagement-Modell auch auf jede Lebens- und Arbeitssituation anwendbar. Die Pomodoro-Technik ist zum Beispiel vor allem für Selbständige interessant. Wer jedoch in seiner Festanstellung die Freiheiten hat, seinen Arbeitsalltag selbst zu strukturieren oder auch seine Vorgesetzten davon zu überzeugen (schließlich seid ihr nicht die einzigen, die von eurer Produktivität profitieren), sollte auch die Pomodoro-Technik unbedingt mal ausprobieren. Wenn du lieber klein anfangen willst, reicht es auch schon, wenn du das System des Time Boxings oder Batchings nur teilweise in deinen Arbeitsalltag integriert und die erste Stunde eures Tages für E-Mails reserviert – ganz ohne Ablenkung, Telefonate oder Meetings. Teste dich durch und fühl dich frei, die Modelle so anzupassen und zu drehen, dass sie realistisch in deinen Arbeitstag passen und nachhaltig Wirkung zeigen.
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