Meetings sind unsere ewige Hassliebe. Mal produktiv, oft langweilig und anstrengend. Dabei ist es gar nicht so schwer, ein Meeting kurz und effizient zu gestalten. Was du als Chef*in dafür tun kannst, haben wir in neun Punkten zusammengefasst.
Meetings, die ewige Hassliebe
Meetings. Manchmal weiß man nicht so recht, ob man sie lieben oder hassen soll. Klar, sie fördern im besten Fall das Miteinander, bieten Raum für Anregungen, Diskussionen und Feedback – aber sie sind eben leider auch so häufig langatmig, zeitraubend und anstrengend. Dabei könnte doch alles so viel leichter sein und schneller gehen. Wenn die Chefin oder der Chef doch nur nicht so lange reden oder die Kollegen nicht immer wieder mit alten Themen anfangen würden. „Komm doch endlich zum springenden Punkt“, möchte man am liebsten permanent rufen.
Dabei müssten die Verantwortlichen doch nur auf diese sieben Punkte achten, die auf inc.com zusammengetragen wurden, um das nächste Meeting wieder richtig produktiv zu gestalten.
1. Sei kein Uhrzeit-Fanatiker
Ob man es will oder nicht, wir denken in ganzen Zahlen. Ist das Meeting für 9.30 Uhr angesetzt, gehen wir automatisch davon aus, dass es um 10 oder 10.30 Uhr endet. Und das, obwohl die Mehrzahl der Meetings viel weniger Zeit in Anspruch nimmt. Die restliche Zeit wird meistens verquatscht und mit Dingen verbracht, die eigentlich gar nicht auf der Tagesordnung standen.
Wie wäre es also, wenn du dir als Chef bereits vorab überlegst, wieviel Zeit die Themen, die besprochen werden sollen, tatsächlich auf die Minute genau in Anspruch nehmen. Du kommst auf 13 Minuten? Dann setze das nächste Meeting doch für 9.47 Uhr an. Dann endet es trotzdem bei einer ganzen Zahl – und es wurde alles gesagt.
2. Nutze das Meeting nicht zur Information
Zeit ist kostbar, Ressourcen sind kostbar. Gehe daher behutsam damit um. Nimm Meetings nicht zur alleinigen Verbreitung von Informationen zum Anlass, sondern lediglich für wichtige Entscheidungen. Mach das deutlich, indem du für den Titel des Meeting-Termins eine Handlungsanweisung formulierst: „Bestimmt den Mitarbeiter, der für das neue Produkt verantwortlich sein wird“. Sollten für die Entscheidungen Informationen erforderlich sein, dann schicke sie vorab per Mail. Aber verschwende kein ganzes Meeting dafür.
3. Konzentriere dich auf ausgereifte Ideen
„Ich hatte mal grob darüber nachgedacht, dass …“ – diesen Satz kennt man nur allzu gut. Sowohl von den Kollegen als auch sich selbst. Solltest du als Chefin diesen Satz in deinem Meeting hören, unterbrich deinen Mitarbeiter möglichst schnell. Meetings sind dazu da, um ausgereifte Ideen vorzutragen und zu diskutieren. Spontane Schwafeleien sollten erst noch mal gut überdacht werden, bevor sie im Plenum vorgetragen werden.
4. Lass dich nicht in Gespräche verwickeln
Zu Beginn des Meetings wird die Zeit gerne mal dazu genutzt, dem Vorgesetzten „nur mal eben kurz“ eine Frage zu stellen – schon wird sie oder er in einen Smalltalk verwickelt und die anderen Meeting-Teilnehmer warten brav auf ihren Stühlen bis der Startschuss erfolgt. Das sollte möglichst bald aufhören. Solche Wortwechsel sind nicht nur Zeitfresser, sondern stehen oftmals auch in keinem Zusammenhang mit dem Meeting. Nutze das Meeting nur für das, was du auf die Tagesordnung geschrieben hast. Andere Angelegenheiten müssen zu einem späteren Zeitpunkt geklärt werden.
5. Leg ganz klare Verantwortlichkeiten fest
Ein Meeting mit einer Entscheidung zu beenden ist gut – bringt aber nichts, wenn daraus keine Handlungsanweisung folgt. Leg daher direkt nach der Entscheidung fest: Was bedeutet das? Und wer kümmert sich bis wann darum?
6. Fass das Meeting wirklich nur kurz zusammen
Nach einem Meeting hat niemand Lust zu erfahren, was genau bis ins kleinste Detail diskutiert wurde. Das, was zählt, sind die Entscheidungen, die getroffen wurden. Halte dein Meeting-Recap daher kurz. Und lass Worte wie „Diskussion“ komplett weg. Ist die Diskussion das einzige Resultat des Meetings, solltest du diese neun Punkte nochmals verinnerlichen.
7. Lade nur die Personen ein, die wirklich beteiligt sind
Wie gesagt: Zeit und Ressourcen sind knapp. Lade daher wirklich nur die Personen zu dem Meeting ein, die tatsächlich involviert sind. Die Personen, die auf dem Laufenden gehalten werden sollen, aber nicht direkt beteiligt sind, setzt du einfach ins cc des Meeting-Recaps.
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