Ohne Überstunden kommt man nicht voran? Selbstoptimierung bis zum totalen Kollaps? Wir haben überprüft, was wirklich produktiver macht – und entspannter.
Wir wollen immer mehr
Schneller, höher, weiter, besser – gut ist nie gut genug. Ob es um das Aussehen geht, die Freizeit, die Ernährung oder den Job, das Schlüsselwort „Selbstoptimierung” beschreibt das Lebensgefühl einer ganzen Generation. Und hat auch unsere Arbeit neu definiert. Täglich lesen wir neue Listen, mit welchen „Tools” die „Top-Performer” es vermeintlich schaffen, um 4:30 Uhr morgens joggen zu gehen und schon ihre ersten To-dos zu erledigen, bevor unsereins überhaupt die Augen aufmacht. Wir haben uns einmal in der Wissenschaft umgeschaut, welche Hilfsmittel wirklich für einen produktiveren und entspannteren Arbeitstag sorgen – ohne bei Sonnenaufgang aufstehen oder bis Mitternacht im Büro bleiben zu müssen. Denn manchmal gilt noch immer die alte Weisheit: „Weniger ist mehr”.
Produktivitätskiller Stress – und was dagegen hilft
Im Streben nach höherer Produktivität setzen wir uns immer mehr unter Stress. Und wer gestresst ist, kann tatsächlich kurzzeitig die Leistung steigern. Die körperliche Alarmbereitschaft, die Stress auslöst, diente schließlich ursprünglich als lebensrettende „fight or flight“-Reaktion in Bedrohungssituationen. Mittel- und langfristig bewirkt Stress jedoch genau das Gegenteil: Wer ständig unter Stress steht, wird weniger effizient, denn wer öfter krank, übermüdet oder unkonzentriert ist, kann unmöglich dauerhaft gute Leistungen erbringen. Das heißt, im Dauerstress müssen wir, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen, immer länger am Schreibtisch sitzen.
Wie weit verbreitet die konstante Überlastung ist, zeigt auch der aktuellste Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin: In der Befragung unter 18.000 Arbeitnehmern gaben knapp sechzig Prozent an, verschiedene Aufgaben gleichzeitig betreuen zu müssen. Fast jeder Zweite (44 Prozent) wird bei der Arbeit durch Störungen wie Telefonate oder E-Mails unterbrochen. Weil für 47 Prozent der Beschäftigten Ruhepausen nicht in den Arbeitsablauf passen oder sie nach eigenem Bekunden zu viel Arbeit haben (38 Prozent), lässt jeder Vierte (26 Prozent) die Pause ausfallen.
Gerade das weit verbreitete „Multitasking“ und der Verzicht auf Pausen senken die Leistung auf Dauer deutlich. Mehrere Aufgaben auf einmal verbrauchen extrem viele Ressourcen – wie Arbeitsgedächtnis und Konzentration. Und um sich davon zu erholen, braucht es ausreichend Ruhezeiten.
Achtsamkeitstraining – also Konzentrationsübungen wie Meditation – können Abhilfe schaffen. Sie trainieren erstens die Fähigkeit, sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, und schaffen zweitens Zeiten, in denen das Gehirn „herunterfahren” kann, um wieder zu Höchstleistungen fähig zu sein. Im Alltag ist eine erste Maßnahme, auf regelmäßige Pausen zu achten – denn die senken die Leistung nicht, sondern steigern sie!
Regelmäßige 5-Minuten-Pausen sind erholsamer als eine lange Mittagspause
Pausen haben einen oft unterschätzten Effekt auf die Produktivität. Dabei zeigt eine Studie, dass regelmäßige Kurzpausen am besten geeignet sind – also fünf Minuten pro Stunde – und zwar jede Stunde. Dazu mindestens eine halbe Stunde Pause zur Mittagszeit. So bleibt die Produktivität über den Tag gleich. Macht man hingegen die klassische lange Mittagspause ohne kurze Pausen zwischendurch, gleicht die Produktivität einer Berg- und Talfahrt: ständiges Auf und Ab – mit einem riesigen Tief um die sechste Arbeitsstunde.
Besonders erholsam sind übrigens Pausen in der Natur. Sogar das Betrachten von Naturbildern kann einen deutlichen Erholungseffekt erzielen, belegt eine Studie. Eine weitere effektive Entspannungsmethode ist eine kurze Meditation, die den Kopf frei macht und das Stresslevel herunterfährt.
Mit der Tomate zur Produktivität: Die Pomodoro-Technik
Ein weiterer Weg, regelmäßige Kurzpausen zu etablieren und zwischendurch konzentriert zu „monotasken”, ist die Pomodoro-Technik. Ihren Namen verdankt diese Methode dem klassischen Küchenwecker in Form einer Tomate, den der Erfinder der Technik, Francesco Cirillo, in den 1980er Jahren erstmals verwendete. Heute kann man natürlich auch einen Timer am Handy oder Rechner zur Hilfe nehmen.
Bei der Pomodoro-Technik wird jeweils 25 Minuten lang (= ein pomodoro) konzentriert gearbeitet, gefolgt von fünf Minuten Pause. Alle vier pomodori wird eine längere Pause von zehn bis zwanzig Minuten gemacht. Das Ziel ist, Unterbrechungen in der Arbeit zu verringern – sowohl interne Unterbrechungen wie Abschweifen und Ablenkung, als auch externe wie Telefon und E-Mails. Auch das Bewältigen großer Aufgaben wird durch die Einteilung in kleine Pakete erleichtert. Denn es vermeidet die so genannte Angstblockade, den Zustand, in dem man einen so großen Berg Aufgaben vor sich sieht, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll, stattdessen blockiert – und gar nichts macht.
Damit man sich nicht mit dem ständigen Einstellen des Timers beschäftigen muss, gibt es zahlreiche Websites und Apps, die einem das Strukturieren abnehmen, zum Beispiel: Tomatoid.
Richtig priorisieren statt alles perfektionieren
Das Pomodoro-Prinzip der kleinen Arbeitspakete kann man sich auch als „Salamitechnik” veranschaulichen. Eine ganze Salami würde man auch nicht versuchen, auf einmal zu essen, sondern sie in kleine Teile zerlegen. Entsprechend sollte man auch große, unübersichtliche Aufgaben in kleine, überschaubare Teile zerlegen und diese Schritt für Schritt abarbeiten.
Auch gegen überflüssigen Perfektionismus ist ein Kraut gewachsen: Das Pareto-Prinzip, heute besser bekannt als 80/20-Regel. Der Leitsatz des italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto besagt, dass man in zwanzig Prozent der Zeit circa achtzig Prozent der Arbeit erledigt. Eine gute Daumenregel, um übertriebenen Perfektionismus zu vermeiden und besser zu priorisieren, anstatt alles gleichzeitig erledigen zu wollen.
Zur Priorisierung hilft wiederum die Unterscheidung in wichtige und dringende Aufgaben, zum Beispiel mit der Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, der sie entwickelt hat. In dieser Matrix werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet. Die wichtigen und dringenden sind sofort zu erledigen, wichtige und nicht dringende werden terminiert und später selbst erledigt, nicht wichtige, aber dringende werden delegiert oder nach den wichtigeren erledigt. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben können erst einmal liegen bleiben.
Frühe Lerche oder Nachteule: Hör auf deine innere Uhr
Lernt man, auf die eigene innere Uhr zu achten, kann das helfen, den Tag besser zu strukturieren. Wenn du weißt, zu welchen Tageszeiten Konzentrationsmangel droht, kannst du diese Phasen für Pausen nutzen. In Phasen von Inspiration, Konzentration und Kreativität kannst du dafür Arbeiten legen, die diese Fähigkeiten erfordern. Für eine erste grobe Einschätzung kann diese Einteilung in zwei unterschiedliche Typen helfen:
Inzwischen wurde die Unterscheidung in Früh- und Spätaufsteher („Lerchen und Eulen”) noch weiter ausdifferenziert und in bis zu sechs Typen eingeteilt. Wem die grobe Orientierung nicht reicht, der kann sich eine individuelle Auswertung der Ludwig-Maximilians-Universität München per E-Mail schicken lassen. Dazu muss man nur ein paar Fragen zum eigenen Tagesrhythmus beantworten.
Welche Strategien du auch wählst: Hör auf dich und deine Bedürfnisse. Denn um die eigene Arbeitsweise spürbar zu verbessern, reicht es schon, ein bis zwei Techniken auszuwählen und sie achtsam einzusetzen. Und meistens weiß man ja sowieso selbst am besten, was man braucht.
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