Briefe werden trotz moderner Kommunikation immer noch sehr häufig geschrieben. Egal, ob Sie einen Brief für ein Unternehmen oder eine Kündigung für einen Vertrag schreiben müssen, mit den richtigen Tipps erhalten Sie gute Ergebnisse:
- Grundlagen: Schreiben Sie einen Brief, ist es wichtig, dass Sie die Grundlagen dabei berücksichtigen. Der Brief, den Sie verfassen, sollte einfach zu verstehen und leicht geschrieben sein. Damit Sie den Inhalt schnell und leicht vermitteln können, muss der Brief über eine klare Struktur verfügen. Insbesondere die Betreffzeile und der eigentliche Inhalt sollten gut strukturiert und schnell zu überblicken sein.
- Struktur: Schreiben Sie nach Möglichkeit in mehreren Absätzen. Sobald Sie einen neuen Gedanken ansprechen oder auf andere Inhalte anspielen, sollten Sie einen neuen Absatz beginnen. Damit wichtige Informationen schnell erkannt werden können, ist es sinnvoll, diese fett zu schreiben. Darunter fallen zum Beispiel Daten oder Termine.
- Aufbau: Zu einem ansprechenden Aufbau gehören die Adresse des Empfängers und Ihre eigene Adresse. Ebenso sollten Sie das Datum der Verfassung angeben. Ebenso ist ein passender Abschluss sehr wichtig für einen guten Brief, denn er bleibt als letztes in Erinnerung. Geben Sie bei Ihrer Adresse auch Ihre E-Mail-Adresse an, denn viele Unternehmen bevorzugen den schnellen und direkteren Weg der Kommunikation.
- Schreibstil: Schreiben Sie einen Brief immer möglichst einfach und direkt. Die Person, an den Sie den Brief richten, sollten Sie direkt ansprechen. Vermeiden Sie einen passiven und verschachtelten Satzbau. Je einfacher die Sätze formuliert werden, desto einfacher bekommen Sie Ihre Informationen vermittelt.
- Anhang: Weisen Sie auf wichtige Dokumente, die sich im Anhang befinden, am Ende des Briefes hin. Dabei sollten Sie die verschiedenen Anhänge unter einzelnen Schlagwörtern zusammenfassen. Das ist sinnvoll, wenn Sie viele Dokumente im Anhang haben, die ähnlich sind.
- Seitenzahlen: Einen langen Brief, der über mehrere Seiten geht, sollten Sie mit Seitenzahlen versehen. Das macht es für den Leser einfacher, den Brief dauerhaft geordnet zu halten. Sind die Seiten markiert, kann der Brief vom Leser jederzeit in die richtige Reihenfolge gebracht werden und möglicherweise weitergegeben werden.
