Wir alle kennen das: Zu viele Aufgaben und Projekte, die gleichzeitig anstehen und zu wenig Zeit, sie umzusetzen. Die Folge: Wir sind überfordert, Deadlines platzen und Chefs sowie Kunden sind unzufrieden. Höchste Zeit, unsere Arbeitsstruktur zu hinterfragen.
Theoretisch sind Deadlines nichts anderes, als eine langfristige Planung. Zum Stolperstein werden sie, wenn sie unrealistisch sind und so blockieren oder überfordern, wenn wichtiges Feedback ausbleibt, um weitermachen zu können. Auslöser ist oft eine Arbeitskultur, die uns durch die Echtzeitkommunikation ein enormes Arbeitstempo aufdrückt.
Wie schafft man es, Deadlines ohne Stress einzuhalten?
Wer jede Aufgabe mit dem Label „wichtig“ versieht, steuert geradewegs in die Stressfalle. Abhilfe schafft hier ein realistisches Projekt- und Zeitmanagement, mit dem Aufgaben bezüglich ihrer Priorität genau überprüft werden.
Die Zeit, oder besser gesagt: der Mangel an Zeit, ist ein bedeutender Faktor. Wem „die Zeit davonrennt“, der befindet sich praktisch immer im Stress. Aber auch wenn wir auf den Faktor Zeit selbst keinen Einfluss haben, so doch darauf, wie wir die Zeit nutzen.
Was tun, wenn man wiederholt Deadlines nicht einhalten kann?
Wer immer wieder Deadlines reißt, muss sein eigenes Arbeitsverhalten und das Arbeitspensum überprüfen: Muss ich wirklich alle Aufgaben zu hundert Prozent erledigen? Bin ich wirklich für alles verantwortlich, was in der Abteilung, in meinem Team, im Projekt passiert und gemacht werden muss? Ist das Arbeitspensum wirklich während der Arbeitszeit zu schaffen? Wer sich diese Fragen stellt, muss sich auf die Suche nach den richtigen Antworten machen: Wichtigem mehr Beachtung schenken als Unwichtigem. Aufgaben ablehnen, die nicht zum eigentlichen Projekt gehören. Störfaktoren beseitigen.
Und wie sollten Chefs darauf reagieren?
Hinschauen, warum es so ist: Liegt es an den Arbeitsbedingungen, muss umstrukturiert werden. Liegt das Problem beim Mitarbeiter, kann eine (bessere) Zeitplanung helfen. In Zeitmanagement-Seminaren beispielsweise lernt man, wie Stressfaktoren abgebaut werden können. Sie beschäftigen sich mit den „Zeitfressern“, den Stärken und Schwächen des eigenen Arbeitsstils, der Organisation des eigenen Arbeitsbereiches oder der Art, Entscheidungen zu treffen.
Wie bringt man Chef/Kunden/Auftraggeber am besten bei, dass die Deadline nicht einzuhalten ist?
Ist von Vornherein klar, dass das Projekt in der vorgegebenen Zeit nicht zu schaffen ist, sollte es gar nicht erst angenommen werden. Egal, ob selbstständig oder angestellt, ein unmöglich zu schaffendes Projekt hat verheerende Auswirkungen auf Reputation und Arbeitsklima.
Steckt man bereits im Projekt und stellt fest, es ist nicht in dem festgesetzten Zeitraum machbar, sollte das schnellstmöglich kommuniziert werden. Wichtig ist dabei, eine Lösung parat zu haben. Und ehrlich gesagt, wir alle leiten kein Atomkraftwerk. Nicht jede verschobene Deadline hat gleich verheerende Auswirkungen.
Was darf auf keinen Fall passieren?
Zu denken: „Jetzt ist es eh egal”. Denn durch diese Haltung greifen wir uns selbst an. Damit Arbeitsqualität und Reputation gar nicht erst leiden, ist es wichtig, nicht zu resignieren, sondern die Zügel in der Hand zu behalten. Durch die aktive Rolle bleiben wir in der Aktion und treffen Entscheidungen, die uns am Ende ans Ziel führen.
Der Beitrag wurde auf den Montagshappen veröffentlicht.
