Damit neue Kolleg*innen gut in den Job starten können, sollten sie sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen. Und ein gutes Onboarding ist gar nicht schwer, wenn man diese Tipps beachtet.
Fast jeder von uns kennt den Bammel vor dem ersten Arbeitstag. Ich selbst bin nun schon ein paar Jahre als Personalerin unterwegs, durfte bisher – Gott sei Dank – eigentlich fast ausschließlich gute Beispiele erleben was das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen angeht und dieses sogar mitgestalten, verbessern und komplett durchführen.
Und obwohl ich also weiß, was in den meisten Fällen hinter den Kulissen passiert und mich erwarten wird, kommt es doch immer wieder: das aufregende Kribbeln im Bauch, bevor es in einem neuen Job so richtig los geht. Neben positiver Aufregung spielt dabei leider viel zu oft auch die Angst vor einem schlechten Start eine Rolle. Dabei ist es so einfach, als Arbeitgeber*in einen echten Traumstart für neue Kolleg*innen zu gestalten. Dafür muss man allerdings ein paar Dinge beachten.
1. Wer macht was?
„Also ich dachte ja, dass du das besorgst, deshalb hab ich die Finger davon gelassen.“
Meist sind einfach zu viele Menschen in die Organisation des Onboardings involviert, denn es gibt ja auch einiges vorzubereiten. Angefangen bei der richtigen Hardware, über Stift und Notizbuch, bis hin zum Blumenstrauß. Daher bestimmt am besten eine einzelne Person, die das Thema übergreifend auf dem Schirm hat und so einen funktionierenden Prozess garantieren kann.
2. Der erste Eindruck zählt
„Sicher, dass du heute deinen ersten Tag hast? Ich weiß gar nicht, wer sich darum kümmert. Ich frag erst mal im Team, ob jemand von dir weiß.“
Schon beim Hereinkommen der neuen Leute gilt, der erste Eindruck zählt. Informiert die Mitarbeiter*innen am Empfang, damit die neuen Kolleg*innen mit einem Lächeln begrüßt und an den neuen Platz gebracht werden. Es ist echt kein schönes Gefühl, sich direkt wie ein ungebetener Gast zu fühlen, oder noch schlimmer, zu spüren, dass man jemandem zur Last fällt, weil die entsprechende Vorbereitung gefehlt hat.
Dazu gehört übrigens auch die richtige Hardware, die im Idealfall schon auf dem neuen Schreibtisch auf einen wartet und die erste Ausstattung an Büromaterial. Kleiner Tipp: Hier und da ein bisschen Branding kann nicht schaden. Packt Euer Logo auf’s Notizbuch, den Kugelschreiber, oder von mir aus auf die Schaumkrone im Cappuccino. Die neuen Kolleg*innen werden sich auch dadurch gleich als Teil eures Unternehmens fühlen.
3. Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum?
„Was es mit unserem Firmennamen auf sich hat, weiß ich leider nicht und wie das mit dem Urlaub hier funktioniert, das hat mir damals selber keiner so richtig gezeigt. Mach einfach mal, wie du denkst.“
Man erwartet ja wirklich nicht viel von seinen ersten Tagen, aber wie die Kaffeemaschine funktioniert, wie die direkten Teampartner*innen heißen und was ich zu tun habe, wenn ich krank bin, das wäre schon wichtig zu wissen. Eigentlich ist es sogar unverzichtbar, wenn ihr wollt, dass sich die Neuen auch an gewisse Regeln halten, bzw. schnellstmöglich direkt in ihren Job einsteigen können. Ich meine, dafür habt ihr sie doch auch eingestellt. Und nicht, um wie Sherlock Holmes zu ermitteln, wer im Office der*die richtige Ansprechpartner*in ist, wenn es um Reisekosten oder ähnliches geht.
Eine wichtige Stütze hierbei: Fact-Sheet! Schreibt doch einfach mal das Wichtigste zusammen. Ob ihr das jetzt in Form eines Daumenkinos, oder dann doch digital macht, das ist vollkommen egal. Das Fact-Sheet bekommt dann jede*r am ersten Tag und ihr habt nicht nur weniger zu erklären (direkte Einsparung von Zeit und Energie), sondern macht auch noch einen total organisierten Eindruck.
4. Nett sein hilft
„Die Kolleg*innen da drüben kenne ich auch nicht. Ich bin jetzt zwar schon ein halbes Jahr hier, aber irgendwie hatten wir noch nie etwas miteinander zu tun.“
Schafft so schnell wie möglich einen Rahmen, in dem die „Neuen” die „Alten” kennenlernen können. Für die Unternehmenskultur ist es verdammt wichtig, dass man die Leute kennt, mit denen man tagtäglich im gleichen Gebäude, vielleicht sogar nur ein paar Stühle voneinander entfernt sitzt. Nicht alle sind so offen, dass sie direkt auf jedes fremde Gesicht zulaufen und erst mal ihre Lebensgeschichte auspacken. Deshalb ladet doch zum gemeinsamen Bier am ersten Feierabend, oder zum Frühstück am nächsten Tag ein. Egal ob essen, trinken, oder spielen, einmal beschnuppert, hat man schon einen groben Plan, wer das Gegenüber ist und mit wem man die kommenden Tage unbedingt mal intensiver Zeit verbringen möchte/sollte. Ich sag euch: das wirkt wahre Wunder!
5. Für was steht ihr als Unternehmen?
Wichtig ist, dass ihr euch als Arbeitgeber*innen authentisch zeigt. Überlegt, was zu euch passen könnte: Was kann man über die grundlegende Begrüßung hinaus vielleicht noch machen und wie sollen die Leute von ihrem ersten Tag Familie und Freunde berichten? Nicht nur ein Thema, das unglaublich wichtig ist, damit die neuen Kolleg*innen sich wohl fühlen und möglichst lange bleiben, sondern auch, um möglichst viele neue potentielle Mitarbeiter*innen anzulocken. „Employer Branding” nennt man das heute so schön. Und ein gutes Onboarding spricht sich rum, versprochen.
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