Meetings auf der Arbeit machen nicht immer Spaß. Business Insider empfiehlt: Wenn man gezwungen ist an einer solchen Besprechung teilzunehmen, dann sollte man darauf achten, dass man dieses auf professionelle Art macht, ganz gleich ob Kollegen, Klienten oder euer Boss daran teilnehmen.
Eine gute Figur im Meeting ist das A und O
Barbara Pachter, Karriere-Coach und Autorin des Buches „The Essentials of Business Etiquette: How to Greet, Eat, and Tweet Your Way to Success“, hat Matthias Olschewski und Samantha Lee von unserem Partner Business Insider ein paar Tipps gegeben, um ein positives und professionelles Bild während eines Meetings abzugeben.
1. Mischt euch unter die Leute, bevor das Meeting anfängt.
Wenn sich die Gelegenheit dazu ergibt, geht auf die Menschen zu und stellt euch schon einmal vor. Solltet ihr euch vor dem Meeting noch nicht kennen, dann stellt euch gegenseitig vor und beginnt bei der Person mit dem höchsten Rang.
2. Seid prägnant.
Sagt, was ihr sagen müsst in so wenig Worten wie möglich. Wiederholt euch nicht und vermeidet unnötige Informationen.
3. Initiiert den Handschlag, wenn ihr die Person mit dem höchsten Rang oder der Gastgeber seid.
Der Gastgeber oder die Person mit dem höchsten Rang, ganz gleich welchen Geschlechts, sollte zuerst die Hand ausstrecken.
4. Steht immer, wenn ihr jemandem vorgestellt werdet.
Zu stehen hilft dabei, eure Präsenz zu verdeutlichen. Es kann leicht passieren, dass ihr übersehen werdet, wenn ihr nicht steht.
5. Seid pünktlich.
Geht sicher, dass ihr rechtzeitig da seid. Ihr wollt nicht die Zeit der anderen verschwenden, indem ihr unpünktlich seid.
6. Sitzt angemessen da.
Stellt euren Stuhl so ein, dass ihr auf der gleichen Höhe wie alle anderen sitzt. Sowohl Männer als auch Frauen sollten es vermeiden, dass die Beine gekreuzt werden, weil es sonst sehr ablenkend wirken kann oder zu sexy für ein professionelles Meeting wirkt.
7. Kleidet euch angemessen.
Kleidung kann eure professionelle Wirkung nach außen hin verstärken oder von eurer Glaubwürdigkeit ablenken. Findet heraus, was der Dresscode ist und stellt sicher, dass eure Kleidung den Richtlinien entspricht.
8. Zieht niemals den Stuhl für jemanden nach vorne.
Es ist ok, wenn ihr die Tür für eure Gäste aufhaltet, aber im Businessrahmen sollte man auf Gender-Regeln verzichten.
9. Seid vorbereitet.
Bereitet euch vor, damit ihr wisst, worum es in dem Meeting geht. Kennt unbedingt euren Teil, solltet ihr auch etwas sagen müssen. Seid darauf vorbereitet, wenn es darum geht, Fragen zu beantworten oder Unklarheiten zu beseitigen.
10. Habt einen strikten Zeitplan.
Wenn ihr diejenigen seid, die das Meeting leiten, ist es von großer Bedeutung, dass ihr nicht vom Thema abkommt. Solltet ihr abschweifen, stellt sicher, dass ein Kollege euch wieder auf die richtige Spur bringt.
11. Sprecht laut und sagt wichtige Dinge frühzeitig.
Sprecht laut genug, damit jeder versteht was ihr sagt. Versucht auch etwas Bedeutendes für das Meeting schon im frühen Verlauf miteinzubringen, damit die Leute wissen, wer ihr seid.
12. Versteht die ungeschriebenen Sprechregeln.
Es ist nicht höflich andere zu unterbrechen, aber in manchen Meetings ist es von Bedeutung jemanden zu unterbrechen oder man wird überhört. Versteht die Regeln, dann könnt ihr ein produktives Meeting abhalten.
13. Ihr könnt Kaffee oder Wasser trinken, aber vermeidet es etwas anderes zu euch zu nehmen.
Wenn es kein Frühstück, Lunch oder ein Dinner ist, dann solltet ihr vermeiden am Tisch zu essen. Ihr werdet wahrscheinlich sonst unterbrechende Geräusche machen oder Gerüche verursachen. Macht nach einem Meeting sauber und verlasst den Raum so, wie ihr diesen vorgefunden habt.
14. Packt euer Telefon nicht aus.
Lasst euer Telefon während eines Meetings nicht liegen. Es kann störend wirken, wenn es die ganze Zeit aufleuchtet oder Geräusche macht. Verlasst den Raum, wenn ihr den Anruf unbedingt annehmen müsst oder schreibt eine Nachricht zurück.
15. Spart euch eure Fragen nicht bis zum Schluss auf.
Stellt eure Fragen zu einer angemessenen Zeit. Stellt keine Fragen und fügt dabei Zeug hinzu, das eigentlich nicht zum Thema gehört, vor allem nicht, wenn gerade alle im Begriff sind, zu gehen. Ihr wollt „diese“ Person sicher nicht sein.
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