Und zusätzlich ebbt die E-Mail-Flut ab.
Herumschreiende und befehlende Chefs gehen gar nicht – das bestätigt eine Studie des Bundesarbeitsministeriums. Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) hat aber auch herausgefunden, dass in vielen Büroetagen nach wie vor ein angestaubtes Patriarchat herrscht.
Dabei kann ein moderner Führungsstil locker gelebt werden – und sich von Software stützen lassen. Solidarisch und werteorientiert sind laut Studie die Stichworte. „Mitarbeiter lassen sich viel mehr über den Sinn der Aufgabe und das Leben von Werten motivieren“, sagt auch Johannes Woithon. Der Gedanke: Chefs führen in einer werteorientierten Firma partizipativ. Sie fragen ihre Leute. Der Chef der Berliner Firma orgavision beschäftigt sich seit Jahren mit Führungskultur und -wandel. Er gibt euch sieben Tipps, damit der Paradigmenwechsel gelingt.
1.) Planken statt Diktat: Vor allem junge Büro-Worker wollen selbstbestimmt arbeiten. Statt vorgegebener Aufgaben solltest du ihnen lieber Leitplanken setzen. Denn die lassen Spielraum für eigene Ideen. Das motiviert. Wenn die Aufgabe lautet, ein Schulung mit Programm zu organisieren, dann gebe Unterstützungshilfen wie einen Budgetplan und zu lernende Inhalte vor, statt zu fordern: „Bitte das Gleiche wie die letzten fünf Jahre“.
2.) Mitarbeiter setzen Meilensteine: Statt vom Chef kontrolliert zu werden, spornt es mehr an, eigene Meilensteine zu definieren. Sich in eigener Verantwortung darum zu kümmern, dass ein Projekt nicht den Kostenrahmen sprengt oder andere Parameter ausbalanciert sind, motiviert. Die Ausflucht: „Wir haben nur das getan, was verlangt war“, zieht nicht mehr.
3.) Kommentare zulassen: Social Media ist heute Teil des Arbeitslebens. Nutze diesen Trend für die Kommunikation zwischen den Abteilungen oder Standorten. Integrierte Managementsysteme lassen Freiraum für´s Kommentieren und für pfiffige Ideen. Wer das verstanden hat, dem steht
das Wissen seiner Kollegen zur Verfügung. Zudem sorgt es für Transparenz und beschleunigt damit deine eigene Arbeit.
4.) Veränderungen nachzeichnen: Gleiches gilt für geänderte Infos. Wie bei Wikipedia können wir bei partizipativen Werkzeugen nachvollziehen, wie sich Verläufe und Debatten entwickeln. Wichtig etwa bei neuen Gesetzen. Auch das sorgt für Durchlässigkeit. Entscheidungen und wie sie zustande kommen wird transparent.
5.) Finden statt suchen: Um nicht etliche Versionen eines Anschreibens oder einer Excel-Liste anzulegen (Vers1.xls, Vers2.xls, …) hilft es, eine Software zu installieren, die keine Beta-Versionen zulässt. Zugriffsrechte und Dokumentationen sorgen stattdessen dafür, dass sofort zu sehen, ist von wem,
wie und wofür ein Brief, ein Formular oder eine Liste geändert wurde.
6.) Halt der E-Mail-Flut: Ein kurzer Hinweis reicht, um Teilnehmern eines Meetings den Ablageplatz des Protokolls zu schicken. Ade lästige Bandwurm-Mails, die dich vor dem Lesen abschrecken. Eine Lesebestätigung hilft hingegen dem Absender zu sehen, wer die Protokolle gelesen und kommentiert hat. Vorteil: Alle Teilnehmer sehen zudem, wer im Verteiler steht.
7.) More Quality: Wenn Dokumentation und Kommunikation verschmelzen steigerst du die Arbeitsqualität. Neue Iso-Normen wollen exakt diese Form des Dokumentenmanagements: transparent, nachvollzieh- und kommentierbar muss es sein.
