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Wie ich mich optimal auf Meetings und Geschäftsreisen vorbereite

Ich erinnere mich noch bestens an meine erste Geschäftsreise als Junior-Berater. Mit einem viel zu schweren Weekender und vielen Fragezeichen bin ich zu meinem ersten Termin gereist. Die gesamte Fahrt über habe ich die Senior-Beraterin beneidet, die mit einer Leichtigkeit über den Flughafen stolzierte, vor dem Kunden eine gute Figur mache und immer wie aus dem Ei gepellt aussah.

 

Ich erinnere mich noch bestens an meine erste Geschäftsreise als Junior-Berater. Mit einem viel zu schweren Weekender und vielen Fragezeichen bin ich zu meinem ersten Termin gereist. Die gesamte Fahrt über habe ich die Senior-Beraterin beneidet, die mit einer Leichtigkeit über den Flughafen stolzierte, vor dem Kunden eine gute Figur mache und immer wie aus dem Ei gepellt aussah.
Heute bin ich bei über 20 Geschäftsreisen im Jahr um einiges routinierter- und habe ein paar Tipps,
die ich selber gerne schon früher gekannt hätte! 

1. Vorbereitung ist King! 

Nichts ist schlimmer, als während der Geschäftsreise noch andere Dinge erledigen zu müssen und sich nicht voll und ganz auf den Termin konzentrieren zu können.  

  • Meine Kollegen/innen informiere ich bereits ein paar Tage vorher, dass ich nicht im Hause sein werde. Ich spreche Projekte und Übergaben rechtzeitig an, organisiere Vertretungen, trage meine Abwesenheit im Teamkalender ein und sende eine E-Mail mit meiner Erreichbarkeit an das Team.  
  • Ich stelle meine Abwesenheitsnotiz bereits am Nachmittag der Abreise rein. So wissen Kunden schon frühzeitig Bescheid, dass ich nicht verfügbar sein werde.  
  • Technik-Equipment organisiere ich bereits 1-2 Tage vor Abreise: aufgeladener Ersatz-Akku für mein Mobiltelefon, verschiedene Adapter für den Laptop, Laptop-Kabel sowie USB-Stick für den Notfall mit allen für das Meeting benötigten Materialien.  
  • Prinzipiell nehme ich keine Arbeit mit auf die Reise sondern versuche, die wichtigsten Dinge vorab zu erledigen oder Timings zu verschieben. Reise ich alleine, nutze ich die Reisezeit zur Entspannung vor dem Termin (endlich mal Zeit für Bücher und Magazine), schaue mir die
    Unterlagen für den Termin noch einmal an oder lasse die Gedanken schweifen. Reise ich mit Kollegen/innen, ist mir der Austausch wichtig – entweder als Vertiefung für den Termin oder, um sich auch privat etwas besser kennenzulernen.

2. Das Reisegepäck 

  • Investiert auf jeden Fall in einen geräumigen, stabilen Koffer mit TSA-Schloss (für USA-Reisen) und vier Rollen. So seid Ihr extrem flexibel und zieht kein „klappriges Monster“ hinter Euch her. Setzt auf Modelle aus Metall oder Plastik statt aus Stoff (Regen!!!).
  • Nehmt maximal eine weitere Tasche für Laptop, Kosmetik & „Kleinkram“ mit – die meisten Fluggesellschaften akzeptieren heute die Kombination aus Koffer und geräumiger Handtasche (vorab informieren, einige Low-Cost-Carrier weichen von dieser Regelung ab). Die Handtasche sollte so geräumig sein, dass Laptop und der durchsichtige Kosmetikbeutel für den Flieger sowie eine kleine Flasche Wasser und Schal & Co. darin Platz finden.  

3. Die Garderobe  

  • Je nachdem, in welcher Branche man arbeitet, ist das Business-Outfit eher formal oder legerer. Als Junior-Berater habe ich mir gerne Tipps für die Kleiderwahl bei erfahrenen Kolleginnen geholt. Heute briefe ich mein Team immer auf die Umstände vor Ort, damit sich niemand over- oder underdressed vorkommen muss. Denkt immer daran: Man fühlt sich so, wie man sich kleidet. Und auch heute noch entscheidet der erste Eindruck – egal in welcher Branche.  
  • Zieht nur das an, mit dem ihr Euch tatsächlich sicher und wohl fühlt. Ihr tragt nie Pumps oder einen Hosenanzug? Prima, dann macht das auch nicht beim Meeting!  
  • „Notfall-Kit“: Kopfschmerzmittel, 20-Euro-Schein für den Notfall, Tampons, Mini-Zahnbürste & Pasta, Näh-Kit, Mini-Kamm, Mini-Deo und Zopfgummi habe ich immer in einem kleinen Täschchen dabei. Eine Ersatzstrumpfhose und ein Extra-Wäsche-Set (falls man eine Nacht länger bleiben muss) zählen für mich auch immer zur „Notfall-Ausstattung“. 
  • Verzichtet auf komplizierte Outfits, die viele Komponenten benötigen oder die sich nicht miteinander kombinieren lassen.  
  • Ein schlichter Mantel in Beige, Dunkelblau, Grau oder Schwarz sieht in jeder Preisklasse schick aus. Dasselbe gilt auch für Blazer.  
  • Wenn ich mir nicht sicher bin, wie formell oder leger der Kunde auftreten wird: Ein gut geschnittenes, einfarbiges Kleid mit blickdichter Strumpfhose ist meine „Allzweckwaffe“. 
  • Die Kleidung sollte immer tadellos aussehen: sauberes Schuhwerk (ich habe immer eine kleine
    Reiseschuhbürste im Gepäck), gebügelte Kleidung (informiert Euch, ob das Hotel vor Ort Bügeleisen verleiht – bei sehr wichtigen Terminen habe ich einen kleinen Reise-Steamer im Gepäck), keine Risse, Flecken & sonstige Abnutzungserscheinungen auf der Kleidung. Bei weißen Blusen habe ich immer eine Ausweichalternative mit.  
  • Make-Up, Schmuck und Haare: Hier ist weniger meistens mehr. Mit ordentlich gewaschenem und gekämmtem Haar hat man die Styling-Challenge schon zur Hälfte gewonnen! Das Make-up halte ich schlicht, bei Schmuck setze ich auf die „3-Teile-Regel“, wobei Ohrringe als ein einziges Teil zählen dürfen. Strass-Steine, Statement- sowie auffälliger Modeschmuck sollten gerade
    in konservativeren Umfeldern daheim bleiben. Auch auf meine geliebten, schweren
    Düfte verzichte ich bei Meetings.   
  • Kleidungsstücke, die schnell knittern, lasse ich immer zu Hause.  
  • Bei Kleidung achte ich auf die Materialien: Wolle, Seide und Naturfasern sind klassisch und wirken immer „teurer“ als Kunstfasern wie Polyester. 
  • Ich habe stets eine Falttasche im Gepäck – für zusätzliche Materialien. Sie lässt sich sehr klein zusammen falten und bei Bedarf einfach aus dem Koffer zaubern. Nichts ist schlimmer, als mit Tüten behangen zum Kunden zu kommen oder über
    Bahnhof und Flughafen zu laufen.  

4. Das Meeting 

  • Verlasst Euch niemals darauf, dass im Meeting-Raum Stifte und Papier für Notizen sind. Eine schicke Kladde im neutralen Design sowie ein einsatzbereiter Stift sind ein Muss. Ich mache mir in jedem Meeting Notizen, selbst wenn jemand ein Protokoll führt.  
  • Visitenkarten! Wie oft bin ich schon gereist und irgendwer hatte die Visitenkarten vergessen. Denkt immer daran: Man weiß nie, wen man treffen wird.  
  • Sprecht mit Eurem Vorgesetzten oder den ranghöheren Kollegen vorher die Rollen im Meeting ab: Wer schreibt Protokoll, was ist meine genaue Aufgabe im Meeting, wie verläuft die Vorstellungsrunde? Informiert Euch über die Personen, die z.B. von Kundenseite mit Euch in einem Raum sitzen werden.  
  • Seid die ganze Zeit aufmerksam. Ja, mir fällt es auch schwer, die Gedanken nicht schweifen zu lassen, wenn es gerade nicht mein Part ist. Allerdings sieht man mir das dann auch an… 

5. Kundendinner & Co.  

Ich liebe Kundendinner! Und nicht nur, weil man häufig in tollen Locations ist. Man hat die Möglichkeit, viel über sein Gegenüber zu erfahren und sich selber zu präsentieren. Aber: Die Fettnäpfchen-Gefahr ist beim Dinner noch größer als beim Meeting.  

  • Sprecht vorab im Team ab, welche Themen unter keinen Umständen angesprochen werden sollen (Politik, Internes, etc.).  
  • Wer nimmt neben dem Kunden Platz, wer bezahlt die Rechnung am Ende, was ist generell zu beachten? Es ist wichtig, diese Punkte vorher abzuklären.  
  • Die Zigarettenpause: Eine genaue Regel gibt es hierfür nicht. Man sollte allerdings nicht nach jedem Gang oder bereits vor dem Essen aufstehen und qualmen. Ein guter Zeitpunkt für eine Zigarette liegt eher am Ende des Dinners.  
  • Welche Speisen wähle ich aus? Ich verzichte auf exotische und besonders teure Gerichte auf der Karte. Von Hummer, mondänen Steaks, Muscheln, Kaviar und Co. sollte man vor allem als Junior-Berater die Finger lassen. Ausnahme ist natürlich, wenn der Kunde explizit eine Spezialität empfiehlt.  
  • Wann darf ich mit dem Essen starten? Ich warte gerne auf den Moment, in dem auch mein Kunde den Teller vor sich stehen hat, wünsche „Guten Appetit“ in die Runde und starte dann – auch wenn ich hierfür ein paar Minuten warten muss und mein Essen kalt wird (meistens wird Euch jemand auffordern, doch schon zu beginnen).  
  • Alkohol – ja oder nein? Prinzipiell ist es kein Problem, zu einem Essen (oder an der Bar) ein Glas Wein zu genießen (Vorsicht bei Hochprozentigem). Achtet aber darauf, es bei einem maßvollen Trinken zu belassen, und sprecht den Genuss von Alkohol vorher im Team ab. Wenn generell kein Alkohol getrunken wird, verzichte ich natürlich auch.  
  • Verabschiedet Euch zu einer Uhrzeit, zu der ihr garantieren könnt, am nächsten Tag fit für die Rückreise oder ein weiteres Meeting zu sein.  

Es gibt nie im Leben die perfekte Guideline – und nicht jeder Tipp von mir passt zu jedem Unternehmen. Ihr seid aber immer auf der sicheren Seite, wenn die Do´s und Dont´s vorab mit den Vorgesetzten abgestimmt werden.   

 

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