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Knigge für die Videokonferenz

Wer freut sich nicht über einen gediegenen Tag im Homeoffice? Dank neuster Technik finden auch Absprachen, Interviews und Hintergrundgespräche immer häufiger am Telefon oder per Videokonferenz statt. Mit WebEx, Skype oder Facetime und einem ordentlichen Internetanschluss geht das ganz gut. Wie wir uns im virtuellen Gespräch verhalten sollten.

 

Richtig Rückmeldung geben

Die Schattenseite der digitalen Kommunikation liegt für Rhetoriktrainer Peter Flume auf der Hand: „Es fehlt die unmittelbare visuelle Rückmeldung.“ In einem Chat oder am Telefon sehen wir einander ja nicht. Selbst beim Konferieren über Video kann die Einschätzung trügen, weil kein Augenkontakt besteht, oder verzögert übertragen wird. Auch und gerade Emotionen können per Videochat nicht transportiert werden. „Sie werden oft über Betonung und Stimme übermittelt. Je nach Medium kann das falsch oder gar nicht ankommen“, sagt der langjährige Führungskräftetrainer. Hier können Smileys & Co die Kommunikation erleichtern. Bei Emojis scheiden sich aber die Geister: „Sie sollten Emojis durchaus da einsetzen, wo Ihnen die emotionale Botschaft wichtig ist und um Missverständnisse zu vermeiden. Halten Sie den Einsatz jedoch in Grenzen“, heißt es beim Fachmann fürs Sprechen.

Aufmerksam bleiben

Manchmal wissen wir nicht, ob jemand am Telefon schweigt, weil er dem Gespräch aufmerksam folgt, ob er nicht zu Wort kommt oder nebenher
seine Mails beantwortet. Dann macht es etwa in Telefonkonferenzen Sinn, wenn
man Teilnehmer direkt mit ihrem Namen anspricht. Außerdem sollten Nutzer ihren Namen vorweg sagen, sobald sie sich zu Wort melden, damit alle wissen, wer gerade das Wort ergreift. Aufmerksamkeit sei das Gebot der Stunde, heißt es im Fachtitel „Die Kunst der Kommunikation“. Einander ausreden lassen, Monologe vermeiden und nicht nebenher andere Dinge zu erledigen sei in realen wie in virtuellen Gesprächen höflich und wichtig.

Deutlich werden

Flume rät, sich innerhalb von virtuellen Gesprächen besonders deutlich auszudrücken und auch zu artikulieren. Hier gilt es Doppeldeutigkeiten zu vermeiden. Außerdem sollten Gesprächsteilnehmer durch Rückfragen sicherstellen, dass sie richtig verstanden haben und selbst korrekt
verstanden wurden. Viele Videosysteme erlauben auch schriftliche Kommentare oder Fragen nebenbei. So gibt es ein schriftliches Feedback zu dem, was gerade
gesagt wird. Nicht nur, aber auch im Geschäft im B2C-Bereich macht eine gute
Haltung unter anderem am Telefon Sinn. Die Stimme kann im Stehen besser und
sympathischer klingen, oder wenn der Oberkörper aufgerichtet ist. Die
Artikulation wird dann genauer und selbst ein Lächeln kann auf diese Weise
übermittelt werden. Und andersrum: Wer gerade nichts zu melden hat, sich
räuspert oder trinkt, sollte sein Mikrofon stumm schalten und es erst wieder
aktivieren, wenn er etwas zum Meeting betragen möchte. Für die Körpersprache
gilt: Gestik und Mimik sind auch bei Videokonferenzen erwünscht. Allerdings ist
hier der Bildausschnitt begrenzt, sodass Gesten im Rahmen des Sichtfensters
ausgeführt werden und nicht zu schnell sein sollten. „Sonst wirken Sie unruhig
und irritierend“, weiß der Rhetoriker aus Nürtingen.

Vorlieben berücksichtigen

Wer gerne chattet, sollte damit rechnen, dass der andere
gerade beschäftigt ist. „Also lieber kurz nachfragen, ob es gerade passt und
nicht einfach loslegen“, meint der Trainer mit mehr als 25 Jahren Erfahrung.
Gleiches gilt, wenn man selbst nicht mehr weiterschreiben kann: dann sollten
Kommunikationswillige ihr Gegenüber kurz informieren, bevor sie den Chat verlassen.

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