Bei ellenlangen To-do-Listen voller kleiner Aufgaben kann man schnell die großen Ziele aus den Augen verlieren. Vier Tipps, wie ihr den richtigen Fokus setzt.
Auch große Aufgaben müssen Platz auf einer To-do-Liste haben
Der Zweck einer To-do-Liste ist ja eigentlich ziemlich klar: Sie soll dafür sorgen, dass keine anstehenden Aufgaben in Vergessenheit geraten und helfen, die Arbeit zu strukturieren, so dass eine wichtige Aufgabe nach der anderen abgearbeitet werden kann. Soweit die Theorie, jetzt aber Hand aufs Herz: Wie lang ist eure täglich To-do-Liste? Könnt ihr überhaupt noch den Überblick behalten oder wird die Liste einfach immer länger und länger, ohne dass ihr das Gefühl habt, wirklich voranzukommen?
Mit diesem Problem seid ihr auf jeden Fall nicht alleine. Viele kennen das Problem. So auch Dan Ariely. Für einen Beitrag beim Online-Karriere-Magazin The Muse hat der Professor und Bestseller-Autor beschrieben, warum viele Menschen, er selbst eingeschlossen, so ein Problem damit haben, langfristige Ziele zu erreichen: „Wenn du wie ich bist, arbeitest du jeden Tag viele Stunden und hast das Gefühl konstant beschäftigt zu sein. Warum fühlen wir uns dann trotzdem unproduktiv?” Seine Antwort: Tägliche To-do-Listen, die mit vielen kleinen, aber nicht unbedingt wichtigen Aufgaben gefüllt sind, verhindern, dass man langfristige Ziele, sogenannte „Big Rocks”, erreicht. Ariely charakterisiert dafür sechs konkreter Fehlverhalten. Wir haben uns diese sechs Punkte genau angeschaut und daraus vier Hilfestellungen abgeleitet, die dafür sorgen können, dass man langfristige Ziele auf seine tägliche Agenda setzt und dadurch schneller erreicht.
1. Nutzt eure produktivste Zeit des Tages für komplizierte Aufgaben
Abgesehen von einigen Nachtaktiven, sind die meisten von uns einfach Morgenmenschen und damit zu Beginn unserer Arbeitszeit am produktivsten. Warum nutzen wir diese Zeit dann nicht für Aufgaben, die eine hohe Denkleistung erfordern? Anstatt die ersten Stunden auf der Arbeit zum Beispiel E-Mails zu beantworten, könnten wir doch kompliziere Aufgaben angehen, die unsere volle Konzentration brauchen. E-Mails können auch noch beantwortet werden, wenn die erste Hochphase des Tages vorbei ist.
2. Nehmt euch Zeit für Aufgaben, die nicht schnell abgehakt werden können
Ja, kleine Aufgaben sind schneller abgehakt – und das gibt uns ein gutes Gefühl. Wenn wir aber unseren gesamten Tagesplan mit solchen abhakbaren Aufgaben füllen, bleibt keine Zeit für die großen Entwicklungen. Gerade die brauchen aber regelmäßig und viel Zeit. Schreibt also ruhig: „Eine Stunde kritisch über das anstehende Projekt nachdenken” auf eure To-do-Listen. Schafft euch Zeit in euren Terminkalendern für solche Arbeitsphasen und lasst eure To-do-Listen nicht zu lang werden. Auch das kann frustrierend sein und dazu führen, dass man vor allem möglichst schnell, möglichst viele kleine Aufgaben von der Liste streichen können will.
Damit es sich trotzdem auch so anfühlt, dass man wirklich etwas getan hat, rät Ariely in seinem Artikel dazu, den „Big Stone” in mehrere kleinere Teilaufgaben zu strukturieren. So kann man trotzdem regelmäßig befriedigt etwas von seiner Liste streichen.
3. Wartet nicht auf Inspiration, macht euch an die Arbeit
Ein Geistesblitz ist tatsächlich ein super Gefühl. Das Problem ist nur leider: Auf einen folgt selten direkt der nächste, im Gegenteil, Ideen, die sich aus dem Nichts entwickeln, sind leider sehr selten. Deshalb verschwenden wir ganz schön viel Zeit, wenn wir darauf warten, dass uns die Muse küsst. Fangt also lieber einfach an zu arbeiten und freut euch über die Dinge, die ihr erledigt habt, während andere immer noch auf eine geniale Eingebung warten.
4. Wehrt euch gegen den inneren Drang zum Prokrastinieren
„Oh, heute muss ich aber dringend mal mein E-Mail-Postfach aufräumen”, – ein Satz, der uns besonders dann in den Kopf schießt, wenn wir uns vor einer größeren Aufgabe drücken. Lasst euch also nicht von eurem eigenen Prokrastinationsdrang um den Finger wickeln. Ein ordentlicher Arbeitsplatz, ein strukturiertes Postfach und vernünftig gelabelte Dokumente sind hilfreich, aber nicht entscheidend, wenn es um das berufliche Weiterkommen geht. Und wenn ihr nur arbeiten könnt, wenn es aufgeräumt ist, sorgt vielleicht einfach von vornherein dafür.
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