Zu Hause ein Menü kochen, gleichzeitig in fünf Töpfen rühren, nebenher noch die Spülmaschine ausräumen, den Tisch decken und das bestellte Päckchen annehmen – das ist Multitasking vom Feinsten!
Passe ich jedoch an einer Stelle nicht auf, kann es ganz schnell passieren, dass das Essen verbrennt oder ich einen Gang roh auf den Tisch bringe. Und dann kann von sinnvollem Multitasking keine Rede mehr sein …
Und warum? Weil jede dieser Anforderungen volle Aufmerksamkeit erfordert, ganz klar und simpel. Warum also ist vielen Mitarbeitern und Führungskräften noch nicht bewusst, dass Multitasking sehr schnell nach hinten losgehen kann?
Eine schädliche Disziplin
In der Business-Welt wird der schnöde Traum vom Multitasking bis heute nicht nur geträumt, sondern sogar gefordert. Hier ein kurzer Zwischenruf, da mehrere Aufgaben parallel, dazu Telefonate, E-Mails – das gehört dazu.
Müssen Sie sich jedoch immer wieder neu in ihre bereits begonnene Aufgabe reindenken, sei es weil eine E-Mail aufgeploppt, ein Kollege ein ach so wichtiges Anliegen hat oder ein Kunde anruft, ist es mit der Konzentration und mit den guten Ergebnissen schnell vorbei.
Und damit ist die sonst so gelobte Fähigkeit des Multitaskings nicht nur nicht die beste Disziplin, sondern vielmehr eher schädlich. Schädlich deshalb, weil erwiesenermaßen durch Multitasking jede einzelne Aufgabe letztendlich bis zu 40 % länger dauert, zusätzlich eine erhebliche Belastung für jeden Einzelnen darstellt.
Ich bin der Überzeugung, dass sich Unternehmen, Führungskräfte und letztlich jeder selbst an die Nase fassen muss. Denn die meisten Organisationen, ihre Führungskräfte und Mitarbeiter sind schlichtweg überlastet. Durch den hohen Anspruch an sich selbst, vielmehr aber aus Angst auch mal „Nein“ zu sagen, wollen sie jeden Bedarf bedienen und in der Königsklasse mitspielen, weshalb sie jeden Auftrag annehmen, jedes Projekt realisieren wollen – und alles zeitgleich. Hallo, Überforderung!
Der Effizienzkiller
Diese Anforderung spiegelt sich am Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters wider. Das kennen Sie sicher aus eigener Erfahrung: Sind Sie als Experte in zahlreichen parallel laufenden Projekten eingeplant, können Sie von Beginn an von einer mittleren Katastrophe ausgehen. Dann sind Sie nämlich alle zwei Stunden in einem anderen Meeting und sollen in dieser Zeit jeweils Ihre Ideen zu unterschiedlichsten Projekten einbringen.
Zurück am Arbeitsplatz ist von Gedankenordnung auch keine Spur, denn hier geht das „Multitasking“ direkt weiter: Für Projekt eins müssen Sie noch ein Schreiben erstellen, dabei klingelt aber dauernd das Telefon für Projekt zwei und das Postfach wird mit Mails für Projekt drei bombardiert.
Die Folge davon: Das angebliche Multitasking wird zum Effizienzkiller, verschlechtert Ihre Arbeitsergebnisse und setzt Sie erheblich unter Druck.
Machen Sie Ihr Ding!
Wie schaffen Sie es also, sich inmitten von Stress, Hektik und einer Litanei an Aufgaben und Ablenkungen auf ein Thema zu fokussieren? Um dem lästigen Multitasking ein Ende zu bereiten, helfen Ihnen diese drei Tipps:
Suchen Sie sich die richtige Arbeitsumgebung. Nehmen Sie sich für konzentrationsintensive Themen zum Beispiel einen Tag im Homeoffice oder ziehen Sie sich in ein Besprechungszimmer zurück, in dem Sie niemand stört.
Bekennen Sie sich zu Singletasking. Fokussieren Sie sich bewusst jeweils nur auf eine einzige Aufgabe und widerstehen Sie der Versuchung, eine zweite Aufgabe parallel zu beginnen oder voranzutreiben. Blocken Sie für eine solche Aufgabe Ihren Kalender.
Lassen Sie sich nicht unterbrechen. Sie müssen nicht jederzeit ans Telefon gehen, E-Mails lesen oder auf das Smartphone schauen. Möchte ich konzentriert arbeiten, stelle ich mein Telefon, die E-Mail-Benachrichtigungen und mein Smartphone auf lautlos und reagiere erst wieder, wenn ich meine Aufgabe zu Ende gebracht habe.
Frei und konzentriert
Um schädlichem Multitasking von Anfang an keine Chance zu geben, muss sich nicht nur jeder einzelne Mitarbeiter, sondern auch jedes Unternehmen in Selbstdisziplin üben. Es ist Führungsaufgabe, Projekte zu staffeln und die Ressourcen der Mitarbeiter im Blick zu halten: Wann sind die Mitarbeiter wieder so frei, dass Sie das nächste Projekt starten können? Diese Herangehensweise reduziert Multitasking erheblich und steigert die Effizienz der Gesamtorganisation sowie die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter messbar.
