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Einem Bewerber per Mail absagen? Diese vier Punkte sollten Personaler dabei beachten

Jobabsagen, die als automatisch generierte E-Mail in unser Postfach flattern, sind das Allerschlimmste. Es ist nicht nur die Absage an sich, die uns enttäuscht, sondern auch die Fragen, auf denen wir sitzen bleiben. Warum? Erika Owens erklärt, wie eine Jobabsage als E-Mail wirklich gelingt.

 

Absage ohne Antworten

Wir kennen es: Man hat richtig viel Zeit und Mühen in die Bewerbung investiert, hatte große Hoffnungen auf die Stelle, hat gewartet und gewartet. Und irgendwann ist sie da, die automatisch generierte E-Mail zur Jobabsage. Die Hoffnung wird enttäuscht und zudem noch ertränkt in jede Menge Fragezeichen: Was hat nicht gepasst? War es meine Bewerbung, die nicht überzeugt hat? War es etwas in meinem Lebenslauf? Was sollte ich bei der nächsten Bewerbung anders machen, um nicht wiederholt meine wertvolle Zeit für weitere Absagen aufzuopfern? Keine Antwort. Denn die E-Mail geht in dieser Form an alle. Von persönlicher Absage keine Spur. 

Genau das will Erika Owens, Programm Managerin bei Knight-Mozilla OpenNews, verhindern. Und hat daher aus Sicht des Unternehmens aufgeschrieben, welche vier Schritte nötig sind, um eine angemessene Absage-E-Mail zu schreiben. 

1. Starte mit einem Rundumschlag der Situation

In diesem Part der E-Mail geht es erst mal darum, dich für die Zeit zu bedanken, die sich die Bewerber für die Bewerbung genommen haben. Zudem solltest du der Frage nach dem Warum nachgehen, denn diese werden sich alle Bewerber stellen, die eine Absage erhalten werden. Du könntest beispielsweise erklären, dass die Entscheidung zwischen all den Bewerbern sehr schwierig war und sie nur eine Stelle zu vergeben haben. Noch besser ist es, wenn du Zahlen nennen kannst: Wie viele Bewerbungen gab es? Wie viele wurden eingeladen, wie viele vor dem Gespräch bereits abgelehnt? So ist dem Bewerber klarer, in welchem Umfeld er sich bewegt. 

Anschließend kannst du der Bewerberin zum einem anbieten, weiterhin in Kontakt zu bleiben und dazu die möglichen Kontaktwege aufzeigen, zum anderen ihnen die Möglichkeit geben, weitere Rückfragen zu stellen oder auch Vorschläge zu machen. Wichtig ist, bei der E-Mail Emotionen zu zeigen, sodass die Bewerber merken, dass es dem Personaler nicht egal ist. Sondern sich jemand wirklich Gedanken macht. 

2. Werde noch persönlicher 

Manche Bewerber haben dich wirklich überzeugt und sind dir im Gedächtnis geblieben. Und trotzdem hat es, aus welchen Gründen auch immer, nicht zu 100 Prozent gepasst. Gerade diesen Bewerbern willst du durch eine lahme Jobabsage nicht den Mut rauben. Daher nimm dir die Zeit, ihnen explizitere Möglichkeiten zu geben, nachzufragen oder eventuell über eine andere Form der Zusammenarbeit zu sprechen. Ihr könntet beispielsweise einen Follow-up-Call ansetzen. 

Auch hier ist wieder wichtig: Sei persönlich! Mach deutlich, dass dir die Bewerbung nicht egal war, die E-Mail nicht automatisch generiert und an alle möglichen Bewerber verschickt wurde. Dazu reicht meist schon eine kleine persönliche Notiz. 

3. Passe die E-Mail im nächsten Jahr an

Du solltest darauf achten, die E-Mail jährlich einmal zu überarbeiten und die Formulierungen etwas zu verändern. Es könnte ja durchaus sein, dass sich ein Bewerber im nächsten Jahr noch mal bewirbt. Dann wäre es eher ungünstig, wenn er die gleiche E-Mail erneut erhält.

4. Bleibt wirklich in Kontakt

Das ist vermutlich der schwierigste Punkt von dieser Liste. Schließlich steigt die Anzahl der Bewerber mit der Zeit auf hunderte an. Und dennoch wird es sich lohnen: Schließlich wird die Bewerberin ihre Erfahrungen mit Freunden und Familie teilen, die wiederum mal potenzielle Bewerber sein könnten. Wenn es dir also gelingt, die E-Mail nicht als Ende des Kontakts, sondern erst als Anfang einer länger anhaltenden Geschäftsbeziehung wirken zu lassen, hast du die richtigen Worte gefunden.

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