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Wie man besser Nein sagt

Absagen erteilt keiner gern, manchmal muss es aber sein. Diese Tipps helfen, es sich mit niemandem zu verscherzen – und nicht als Arbeitsverweigerer dazustehen.

 

Enttäuschte Geschäftspartner, beleidigte Kunden

Das mit dem Neinsagen ist eine komplizierte Sache – das gilt im Job wie im Privatleben. Viele können sehr schlecht Nein sagen. Das sind dann die, die als Servicekraft für die Nachbarn enden, deren Blumen in den Ferien vier Wochen lang gießen und den Pudel bei sich aufnehmen, obwohl sie an einer Hundehaarallergie leiden.

Im Job ist es oft noch komplizierter: Wenn man Nein sagt, lässt man nicht nur verbrannte Erde in Form von beleidigten Nachbarn zurück, sondern womöglich verärgerte Kollegen, enttäuschte Geschäftspartner, beleidigte Kunden oder entrüstete Chefs.

Nein sagen zu können, ist wichtig

Es ist aber wichtig, Nein sagen zu können – in den Momenten, in denen man spürt, dass eine zusätzlich Aufgabe einfach zu viel wäre, dass man sie nicht mit der Sorgfalt und der Aufmerksamkeit erfüllen könnte, wie es nötig wäre.

Und natürlich gibt es auch jene, die überhaupt kein Problem damit haben, Absagen zu erteilen. Aber die denken vielleicht nicht genug daran, dass das „Wie“ der Absage entscheidend ist – um in Zukunft wieder angefragt zu werden, wenn man einen Auftrag abgelehnt hat, oder um im Spiel zu bleiben, auch wenn man dem Chef mitteilt, das zusätzliche Projekt könne man beim besten Willen nicht noch zusätzlich stemmen.

Auf den Ton kommt es an

Es kommt natürlich darauf an, in welcher Position man sich befindet: Sagt man als Freelancer einen Auftrag ab, bietet es sich natürlich an, dem Kunden nicht mitzuteilen, dass man das Projekt stinklangweilig findet, sondern eine höfliche Absage mit dem Hinweis, sich in Zukunft über weitere Anfragen zu freuen, zu erteilen – schließlich müssen ja nicht alle Projekte des Kunden in Zukunft ebenfalls stinklangweilig sein.

Schwieriger wird es, wenn man vom Chef, der Abteilungsleiterin oder Kollegen eine Aufgabe übertragen bekommen soll und absolut keine Lust oder Zeit hat, diese anzunehmen.

Hier also sechs Tipps, wie man schlau Nein sagt –und negative Konsequenzen vermeidet, angelehnt an diese Zehn-Punkte-Strategie.

1. Schnell sein

Am liebsten würde man eine Absage gern tage-oder wochenlang vor sich herschieben und einfach abtauchen und hoffen, dass sich die Sache irgendwie von selbst erledigt – das wird aber leider nicht passieren, die Vogel-Strauß-Politik bringt also nichts. Besser sofort reagieren, sobald man beschlossen hat, dass man absagen muss.

2. Erklären, nicht rechtfertigen

Wem es unangenehm ist, absagen zu müssen, dem kann es schnell passieren, dass er in einen Rechtfertigungsduktus verfällt. Das wirkt unprofessionell und nicht selbstbewusst. Es gibt aber sicher gute Gründe für eure Absage, und die solltet ihr auch darlegen. Zum Beispiel, dass mehrere Deadlines für andere Projekte anstehen und man nicht garantieren könnte, den Auftrag den eigenen Ansprüchen genügend zu erledigen.

3. Nicht um den heißen Brei herumreden 

Eine Absage ist eine Absage ist eine Absage. Also nicht herumdrucksen oder eine ewig lange E-Mail formulieren, die vom Hölzchen aufs Stöckchen kommt, dabei aber die wichtigste Information verschleiert: Nämlich dass es leider nix wird mit der Anfrage.

4. Nein sagen zur Aufgabe, aber ja zum Auftraggeber

Das heißt: Klarstellen, dass man zwar den Auftrag ablehnen muss, aber an der Wertschätzung der anfragenden Person kein Zweifel besteht und es nur Budget- oder Zeitgründe hat, warum man den Auftrag nicht annehmen kann – und sich auf Anfragen in der Zukunft freut (falls dem wirklich so ist).

5. Schön sandwichmäßig verpacken

Nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen, sondern: Erstmal darlegen, was man derzeit alles Tolles auf der Agenda hat, deshalb leider nicht kann, weil man generell natürlich großen Wert darauf legt, Projekte mit der gebotenen Sorgfalt zu bearbeiten.

6. Den Schmerz lindern

Vielleicht gibt es ja einen Kollegen oder eine Firma, in deren Kompetenzbereich die Aufgabe fällt und die man alternativ empfehlen kann. Oder man könnte anbieten, den Kontakt herzustellen oder die Anfrage weiterzuleiten, falls gewünscht. Das fühlt sich für beide Seiten doch gleich viel besser an.

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