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Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit? So setzt ihr die richtigen Prioritäten

Das kennt ihr vielleicht auch: Der Papierstapel auf eurem Schreibtisch wird immer größer, das E-Mail-Postfach quillt über und ein Blick auf die Uhr treibt euch Angstschweiß auf die Stirn.

 

Eine Frage der richtigen Priorität

Die Kollegin verabschiedet sich mal wieder pünktlich: „Schönen Feierabend! Bis morgen!“ Ein Blick auf ihren Arbeitsplatz: Der Schreibtisch leergefegt und das ist nicht nur heute so. Die Frage, die sich aufdrängt: „Vielleicht ist sie einfach effektiver als ich?” 

In Sachen Effektivität gibt es aus unserer Erfahrung als Vorgesetzte zwei Typen von Mitarbeitern: Die einen sind mit ihren Aufgaben früher fertig als geplant, die anderen hängen meistens hinterher. Was ist der Unterschied zwischen den beiden? Hat der eine weniger zu tun als der andere? Oder ist er einfach schlauer? Schneller? Effizienter?

Wir glauben: Keins von alledem. Die Tatsache, dass manche mehr Aufgaben erledigen können als andere, liegt weder am Arbeitspensum noch an der Intelligenz. Manche Menschen setzen schlichtweg ihre Prioritäten richtig.

So einfach soll das sein? Ja, so einfach!

Dringend ist kein Synonym von wichtig 

Um zu wissen, was gerade höchste Priorität hat, müsst ihr euch natürlich darüber im Klaren sein, was eure Ziele sind. Denn nur dann könnt ihr entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind, um diese Ziele zu erreichen – logisch. Das Problem dabei ist nur, dass viele Wichtigkeit mit Dringlichkeit verwechseln. „Dringend“ bedeutet aber schlichtweg zeitnah, während „wichtig“ zielorientiert ist. Und mit dieser Unterscheidung lassen sich sämtliche Aufgaben einordnen. 

Die Dinge, die wichtig und dringend sind, werden sofort erledigt, die wichtigen, aber nicht dringenden Dinge später gemacht. Aufgaben, die für die Ziele zwar nicht wichtig, aber dringend zu erledigen sind, werden möglichst delegiert. Und diejenigen, die weder wichtig noch dringend sind, wandern einfach in den Papierkorb.

JETZT beginnen!

Wenn ihr nach diesem Prinzip lebt, verbringt ihr keine Zeit mehr mit Unnötigem, habt folglich keinen Stress und der Unterlagenberg schrumpft nach und nach. Falls er gleich hoch bleibt, habt ihr tatsächlich zu viel zu tun. Das betrifft aus unserer Erfahrung aber nur einen Bruchteil der chronisch Gestressten. 

Jetzt fragt ihr euch vielleicht: „Aber wenn ich doch sowieso schon in Verzug bin mit meiner Arbeit, wie soll ich jemals Zeit dafür finden, meine Arbeitsweise von Grund auf neu zu gestalten? Unsere Antwort: Fangt JETZT damit an. Wartet nicht, bis ihr irgendwann einmal – vermutlich nie – aus eurem selbst produzierten Stress herauskommt. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, eure Aufgaben zu sortieren und dann fokussiert anzugehen – eine wichtige Aufgabe nach der anderen. 

Was wir damit sagen wollen: Euer Stresslevel ist nichts anderes als die Summe eurer getroffenen Entscheidungen. Sorgt dafür, dass es die richtigen sind. So macht es sicher auch die effektive Kollegin. Versucht es doch auch einfach mal. Dann klappt es auch mit dem Feierabend um 16 Uhr!

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