Kennt ihr das? Ein Termin jagt den nächsten und die To-do-Liste ist kaum noch zu überschauen. Wir haben sieben Tipps für euch, wie ihr wieder mehr Ruhe in euren Alltag bekommt und euren Tagesablauf vereinfachen könnt.
Der Terminkalender platzt
Manchmal scheint ein Tag aus allen Nähten zu platzen – nicht
nur im Büro. Zusätzlich zu den beruflichen Projekten kommen Dinge, die in der
Wohnung dringend erledigt werden müssen, ein Arzttermin, die Kinder, die Freunde
und die Jugendgruppe, die man ehrenamtlich leitet. Diese Dinge in einem Tag
unterzubekommen klappt meistens irgendwie, aber es ist stressig und vieles gelingt
nicht so, wie du es dir vorgenommen hast. Wir haben für euch eine kleine
Anleitung, wie ihr wieder mehr Ruhe in euren Alltag bringen könnt.
1) Mach eine Skizze für deinen perfekten Tag
Vielen Menschen hilft es, sich zunächst einmal vorzustellen,
wie ein Idealzustand für sie aussehen würde. Denn nur wenn man weiß, was man
möchte, gelingt es auch, das Schritt für Schritt zu realisieren. Wie ein
ruhiger, gut strukturierter Tag aussieht, ist für jeden von uns
unterschiedlich. Für einige bedeutet das, erstmal in Ruhe zu frühstücken, eine
Runde im Wald zu laufen, oder eine Stunde als erste im Büro den Tag zu planen.
Viele wissen bereits, wie sie gut in den Tag starten. Aber gibt es tatsächlich
ein Konzept für den ganzen Tag?
Nimm dir also kurz Zeit und stell dir vor, wie ein
einfacher Tag für dich aussieht – ein Arbeitstag und ein freier Tag. Schreib es
auf oder mach eine kleine Skizze, um die Dinge festzuhalten.
2) Entscheide, welche Dinge wirklich wichtig sind
Projekte abzuschließen ist schön. Es ist aber genauso eine
Kunst für sich, sich dafür zu entscheiden, Dinge nicht zu tun. Wie gut ein Tag strukturiert ist, hängt entscheidend
davon ab, Dinge von der To-do-Liste zu streichen und sich auf das Wesentliche
zu konzentrieren.
Entscheide also, welche Dinge dir am allerwichtigsten sind. Und versuche, so viele Dinge wie möglich zu streichen, die
weniger wichtig sind.
Setze dir dabei eine realistische Grenze. Unser Tipp: Deine
Liste sollte nie mehr als fünf Punkte enthalten. Je weniger Aufgaben du hast,
desto fokussierter kannst du dich mit ihnen beschäftigen.
3) Streiche Unwichtiges von deiner Liste
Sobald du deine Prioritäten kennst und weißt, wie ein guter
Tag für dich aussehen sollte, kannst du noch einmal danach schauen, was deine
Aufgaben miteinander zu tun haben. Greifen sie ineinander und unterstützen sie
das Ziel, das du anstrebst? Tragen sie dazu bei, dass du einen schönen oder
produktiven Tag erlebst?
Wenn das nicht so ist, kannst du diese Dinge auch streichen.
Musst du wirklich noch kurz bei dieser Vernissage vorbei? Heute noch den neuen
Blazer kaufen? Deine Lieblingsserie schauen, nur weil die neue Folge draußen
ist? Je öfter du zu diesen vermeintlich kleinen Dingen Ja sagst, desto voller
und komplizierter werden deine Tage und du wunderst dich am Ende, was
eigentlich wann schief gelaufen ist.
Nein sagen ist eine Kunst – aber Lisa hat dazu schon mal ein
paar Tipps aufgeschrieben.
Unser Tipp: Gehe deine Termine und Aufgaben für heute durch,
priorisiere sie und sage streiche mindestens eine Sache davon von deiner Liste.
Das braucht nur ein Anruf oder eine E-Mail sein – aber es macht deinen Tag
schon sehr viel entspannter.
4) Plane einen störungsfreien Zeitraum ein
Stressig sind nicht nur viele Aufgaben, sondern auch, dauernd
unterbrochen zu werden. Das können Dinge sein, die ablenken, oder auch andere
Personen. Eine gute Strategie für einen ruhigen Tag ist es also, mit dir selbst
einen Termin auszumachen: ein Zeitraum, in dem du dich ungestört genau einer
Sache widmen kannst. Das können zwei Stunden sein, um allein an einem Konzept
zu feilen, ein Buch zu lesen, oder Sport zu treiben. Aber nimm dir diese Zeit
und sperre alle Dinge, die dich ablenken könnten, für diese Zeit aus. Niemand
erwartet von dir, ständig erreichbar zu sein. Es ist okay, eine Weile lang auch
E-Mails und Telefon zu ignorieren.
5) Arbeite immer nur an einer Sache
Auch diesem Thema haben wir uns bei EDITION F schon
gewidmet: Dass Multitasking besonders produktive Menschen ausmacht, ist ein
Mythos. An mehreren Dingen gleichzeitig zu werkeln, ist völlig ineffizient und
wirkt sich sogar negativ auf die Gedächtnisleistung aus. Wenn du mit einem
Gedanken schon beim nächsten Projekt bist, während du an einem anderen arbeitest, wird
es langsamer fertig und vermutlich auch noch voller Fehler sein.
Versuche daher wirklich, dich nur auf eine Sache einzulassen. Die andere kann
warten, weil du sie so priorisiert hast. Das erste Projekt geht in diesem Moment vor.
6) Mache Pausen
Kennst du das? Die Angewohnheit, keine Pausen zu machen,
weil du ja so viel zu tun hast? Das ist zu kurzfristig gedacht, denn die Konzentration
ist irgendwann weg. Wenn du eine Stunde lang arbeitest, hast du schon sehr viel
geschafft. Mach also ruhig nach jeder Stunde eine kurze Pause – und zwar
eine echte. Steh von deinem Schreibtisch auf und geh kurz an die frische Luft,
in die Büroküche oder einen anderen Ort, der dich auf andere Gedanken bringt.
Hör auf dein Hungergefühl: Wenn du müde oder angespannt bist, hat das
vielleicht auch etwas mit deinem Blutzucker zu tun. Iss also regelmäßig – und
zwar nicht hastig am Schreibtisch.
Noch ein Tipp: Mach auf jeden Fall eine Pause, bevor du eine
neue Aufgabe beginnst. Es klingt logisch, die wenigsten von uns tun das aber.
7) Nimm die Dinge so, wie sie geschehen
Kannst du ändern, dass dein Zug zu spät kommt oder deine
Kollegin krank geworden ist? Eben. Wenn du deswegen Stress empfindest, geht das
vor allem auf deine Einstellung zurück. Über Dinge, die du eh nicht ändern
kannst, musst du dich nicht ärgern. Wenn du das verinnerlichst, kommst du zu
einer positiven Grundhaltung – und die trägt dazu bei, dass dir viele Dinge
leichter fallen.
Versuche den Tag so zu nehmen, wie er kommt, und nicht
darüber zu jammern, was alles hätte klappen, können, wenn dies und jenes anders
gewesen wäre. Wie unsere Autorin Lea Vogel schon schrieb: „Wenn-dann-Konstruktionen
binden unser Lebensglück an ein Ultimatum. Und das macht uns ganz schön
abhängig.“ Du hast deinen Tag selbst in der Hand – und du wirst Lösungen
finden.
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